Первичные документы бухгалтерского учета: что к ним относится, какие документы имеют юридическую силу, внутренние и внешние документы, как исправлять первичную документацию

Первичные документы бухгалтерского учета оформляют для каждой хозяйственной операции. Без них невозможно отразить деятельность организации на счетах, поскольку именно эти документы служат основанием для последующих учетных процедур, выступают подтверждением совершения операции.

Первичный учетный документ в бухгалтерском учете – это официальная бумага, которую составляют при сделках и других хозяйственных действиях. Однако комплект и правила оформления первичной документации различаются в зависимости от специфики процедуры. В большинстве случаев обязанность подготовки первичной документации перед сделкой возлагается на продавца. Однако нередко с оформлением бумаг возникают трудности, поскольку единого списка форм «первички» не существует. Соответственно, каждая компания самостоятельно определяет формы этих документов с учетом цели их применения.

Хотя стандартного списка форм для этой категории документов и не предусмотрено, законы устанавливает перечень обязательных реквизитов. К тому же компании необходимо закрепить в учетной политике те формы, которые она будет в дальнейшем использовать.

Примеры, что относится к первичным документам бухгалтерского учета:

• Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Их обязательно оформляют в двух экземплярах, и подписывают эти документы обе стороны сделки. Если компания использует печати, их нужно проставить на этих документах.
• Акты сдачи-приемки. Эти документы составляют после выполнения работ или услуг, они призваны подтвердить, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору. До подписания акта работы не считают официально завершенными.
• Расчетно-платежные ведомости и другие виды бумаг, которые подтверждают факт выплаты сотрудникам зарплаты, премий, больничных.
• Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывают приходные и расходные ордеры, платежные поручения, авансовые отчеты и прочее.

Мы привели не полный перечень, что является первичным документом в бухгалтерском учете. В зависимости от специфики деятельности и ведения учета этот список может варьироваться, пополняясь разными документами, подтверждающими хозяйственную деятельность предприятия.

Какие документы имеют юридическую силу

Чтобы документы можно было рассматривать в качестве первичных, чтобы они имели юридическую силу, необходимо использовать предусмотренные законом реквизиты. Во-первых, это название самого документа, например, «Бухгалтерская справка». Без этого документы не могут быть приняты к учету. Кроме названия правила оформления первичной документации требуют проставить такие данные:

• Наименование составителя документа;
• короткое содержание и название операции, которой посвящена бумага;
• денежные или натуральные показатели;
• должности лиц;
• подписи и дата.

Правильно оформленные документы имеют юридическую силу, соответственно, они могут служить доказательством во время судебной тяжбы. Полновесные доказательства требуются для разрешения конфликтов с клиентами, подрядчиками, партнерами. Например, покупатель может отказаться оплачивать товары или попытаться признать сделку недействительной. И тогда, если вы относились к заполнению документов несерьезно, и на них стоят фальшивые подписи или же «первичка» оформлена с ошибками, вы не сможете использовать ее в качестве доказательства.

Поэтому не стоит расписываться за поставщика, если он не успел сделать это самостоятельно. Никогда не фальсифицируйте первичную документацию, даже если она кажется вам чистой формальностью. Аккуратно сохраняйте и систематизируйте всю «первичку», внимательно проверяйте наличие всех реквизитов.

Юристам часто задают вопросы, обязательно ли наличие печати на первичных документах. Однако с 2015 года большинство компаний не обязано получать и ставить печать. Предприятия имеют право завести ее, если считают нужным, однако с точки зрения юридической силы это вовсе не обязательный атрибут. Но если организация все-таки использует печать, это должно быть указано в ее уставе.

Иногда поставить печать настойчиво требует вторая сторона. Вы должны отказаться, если компания не располагает печатью. Вы даже можете уведомить об этом контрагента письменно и предоставить выписку из устава, если он настаивает.

Внутренние и внешние документы бухгалтерского учета

«Первичка», которую составляет сама компания, принадлежат к одной из двух групп: внутренние или внешние. Внутренней документацией называют такую, которая распространяет свое действие только на организацию, выпустившую ее. Кроме того, внешними называют документы, которые получены предприятием извне: от поставщиков, партнеров, покупателей.

В свою очередь, внутренние документы разделяют на 3 категории:

• Распорядительные. Как ясно из названия категории, речь о документации, которая фиксирует распоряжения, приказы. Руководитель может отдавать их конкретному сотруднику или целой структуре.
• Исполнительные. В эту категорию попадают все бумаги, которые подтверждают, что определенная хозяйственная операция совершилась.
• Бухгалтерского оформления. К данной категории принадлежит документация, в которой компания собирает и систематизирует сведения из иных документов.

Как работать с регистрами бухучета

Учетные регистры – это носители упорядоченной информации, которые собирают и систематизируют документацию, к ним относятся книги, карточки, листы. После оформления хозяйственных операций в первичной документации, эти же сведения обязательно следует отразить в регистрах.

Вести регистры можно по-разному. Например, хронологическим методом, который фиксирует события последовательно, в зависимости от того, как хозяйственные операции совершались во времени. Другой подход – систематический, к нему прибегают, например, при оформлении кассовых книг. В таком случае сделки фиксируют по экономическим показателям. Но многие компании используют комбинированный метод, объединяющий хронологический и систематический подход. Различаются регистры и по содержанию: синтетические, аналитические или комбинированные.

Как исправлять первичную документацию

Первое, о чем следует помнить: есть группа документов, которую вообще нельзя исправлять. Это банковские и кассовые документы, включая платежные поручения, а также бланки строгой отчетности, которые выдают вместо чеков ККТ. Как поступить, если в таких документах все-таки допускают ошибки? Документы с ошибками нельзя принять к исполнению, вместо них нужно составить новые, уже правильно заполненные бумаги.

Обратите внимание, что вы не можете просто выбросить или разорвать неправильно заполненный документ, это нарушение. Неверно составленный документ бухгалтер должен перечеркнуть и подшить в учетную книгу вместе с «правильным» документом. Однако кассовая книга и авансовый отчет не принадлежат к категории кассовых документов. Соответственно, в них можно вносить исправления. Но делать это нужно правильно.

Допущенные в этих документах ошибки нужно исправить так, чтобы сохранить реквизиты и основной текст. Полностью заменить испорченный бланк нельзя, если речь идет о первичной документации. Вместо этого следует прибегнуть к одному из двух способов корректировки.

1. Первый способ внесения корректировок в «первичку», установленный законодательством: в самом тексте документа, то есть неправильные сведения зачеркивают одной чертой, вписывают правильные данные, затем следует проставить дату и написать «Исправлено». Заключительный этап – подписи тех, кто составил документ с указанием фамилий и инициалов.
   Часто первичные документы составляют в двух экземплярах, поэтому ошибки дублируются. В таких случаях нужно откорректировать оба экземпляра, иначе изменения не будут иметь законной силы. При худшем варианте развития событий, если не откорректировать второй экземпляр, суд будет рассматривать как достоверные те сведения, которые были указаны в тексте до внесения правок.
2. Второй способ коррекции данных – это составление исправленного экземпляра. Его предлагает Налоговая служба: вместо того, чтобы исправлять первоначальный документ, следует составить новый экземпляр с той же датой и номером. В этом экземпляре указываем, что документ – исправленный, фиксируем его порядковый номер и дату. То есть в таком документе должна быть информация «исправление №» плюс указание даты. Именно эта строчка будет отличать его от документа, в котором допустили ошибку.

Наконец, стоит отметить, что правила оформления первичной документации позволяют вообще не исправлять несущественные ошибки. Если ошибка не мешает идентифицировать стороны сделки, не искажает ее условия, названия работ, товаров, не затрагивает вопросы стоимости и количества товаров – она не существенная.