Порядок ведения бухгалтерского учета. Порядок ведения. Этапы работы с документацией.

Целенаправленная долгосрочная деятельность юридического лица всегда требует упорядоченности дел и документации, так как предполагает работу широкого круга сотрудников и разделение труда. По этой причине в каждой организации вводится отчётность. Одним из органов, который ведёт полномасштабную фиксацию данных, является бухгалтерия, которая выполняет нижеперечисленные задачи:

• Документальное сопровождение экономической активности предприятия через ведение отчётности о ней.
• Создание предприятием большей прозрачности с целью исключения нарушений финансового законодательства при осуществлении своей работы
• Исключение нежелательных исходов хозяйствования.

Правильность ведения бухгалтерского учёта во многом определяет благополучие хозяйствующего субъекта.Правила его ведения в России имеют много общего с другими странами. Государство является участником соглашения о международной системе финансовой отчетности. Помимо этого, в России действует стандарт Положений по бухучету (ПБУ). Основой же законодательства национального уровня является Федеральный закон №402-ФЗ, единый для всей страны. В указанном документе федерального уровня автор прописывает основные правила ведения бухгалтерского учета и определяются все стадии этого процесса.

Порядок ведения бухгалтерского учёта устанавливается с принятием во внимание принципов, таких как непрерывность и соответствие доходов и расходов, а также интересов государственных налоговых служб.

Порядок ведения учёта и функции

Операции, связанные с имуществом и финансами, обязательно находят документальное оформление. Закон требует обязательного выполнения процедур документирования не только от коммерческих фирм, но и от ИП.

Учёт начинается с момента создания (сразу после регистрации) и до самого последнего момента – времени исключения из государственного реестра. 

Предприниматели ограничивают фиксацию товарно-денежных потоков лишь в виде документальной записи доходов и расходов. Филиалы компаний иностранной юрисдикции ограничиваются тем же, что и ИП. Порядок документирования указанной функции у юрлица будет более комплексным, чем у индивидуальных предпринимателей.

Ответственными за ведение финансовых учётов являются руководители юридических лиц и наёмный персонал. Бухгалтерия может быть представлена одним лицом или органом в штате или аутсорсинговой структурой по договору оказания соответствующих финансовых услуг. 

В отдельно взятой фирме проводится учётная политика по своим правилам со своими особенностями (предполагается свой порядок ведения бухгалтерского учёта). Обязательно должны обеспечиваться при этом:

1. Достаточная полнота фиксируемых показателей (информации).
2. Однозначность показателей.
3. Рациональность и эффективность.

Политика экономического учёта, в том числе и налогового, представлена множеством методов решения учётных задач, которые характеризуются неповторимостью (разные фирмы используют разные комбинации).

Непрерывно осуществляемая функция субъекта экономической деятельности как юридического лица в области финансовой отчётности может претерпеть изменения в силу ряда тех или иных обстоятельств.

В обязанности бухгалтерии входит документирование всех хозяйственных операций. Первичный документ включает в себя текущие сведения о факте сделки, операций, а также иных значимых обстоятельств, сопряженных с экономическим положением хозяйствующего лица. Первичная документация должна быть заполнена корректно. Ведь в противном случае налоговая проверка причинит массу неудобств.

Рабочая документация 

Финансовые операции и определяемые ими сделки, если они не имели место и признаются фиктивными, не могут и не должны включаться в финансовую документацию. Временем первичного учёта является момент совершения сделки или непосредственно следующий за ним период, если своевременно зафиксировать процедуру не получилось.

Сведения, являющиеся данными первичного учёта, содержатся в документах:

• Акты сдачи-приёмки, официально свидетельствующие факты предоставления и получения сторонами услуги в рамках сделок.
• Товарные накладные, в которые включён перечень оборачиваемых между сторонами благ. 
• Расчётно-платёжные ведомости и документы, подтверждающие трудовые и социальные выплаты.
• Кассовые документы: ордеры, поручения, авансовые отчёты.

Сведения, полученные из этих документов, должны отражаться в предназначенных для этих целей регистрах, сгруппировано по счетам и времени.

Отчётность — это совокупность документированных сведений о материально-технической базе, балансе, а также все отчёты о движении денежных средств (входящие и исходящие потоки, также перемещение активов в пределах предприятия). В целостном виде она включает в себя подлинную информацию на основе полученных из регистров сведений.

Инвентаризация 

Одним из направлений проведения бухучёта является осуществление инвентаризации находящихся на балансе материальных средств и обязательств хозяйствующего субъекта. Указанная проверка определяет факт действительного наличия указанных объектов и нахождения их в нужном месте, то есть соответствии реального положения дел тому, что указано в регистре.

При установлении факта несоответствия имеющих место в действительности обстоятельств данным регистра, управомоченные представители организации обязаны внести сведения об указанном несоответствии в официальные учётные документы. То есть нарушения должны быть зафиксированы в установленном порядке.

Требования об обязательной процедуре инвентаризации предусмотрены для следующих случаев:

• сдача имущества в наём другим организациям, предпринимателям или физическим лицам;
• переход материальной ответственности иным лицам;
• выявлены факты незаконного присвоения имущества или хищения его иным способом, а также порча имущества или её нецелевая реализация;
• форс-мажорные обстоятельства, как естественного, так и искусственного происхождения;
• составление плановой отчётности бухгалтерией за очередной отчётный год;
• реорганизация юридического лица или прекращение им функционирования в установленном порядком форме.

Инвентаризация может осуществляться с привлечением специалистов из других подразделений.

Главный бухгалтер как второе лицо

Непосредственным ответственным за исполнение функции органа лицом является главный бухгалтер. Основанием назначения его на должность и снятия с нее являются решения генерального директора организации, причём это могут быть единоличные решения. 

На главбуха возлагаются следующие обязательства и функции:

•  организация проводимой им и другими бухгалтерами учётной политики;
•  исполнения бухгалтерских процедур, отражение операций в документах;
• организация контроля за регулируемым перемещением имущества и активов юрлица;
• представление отчётности руководству и обеспечение доступа контролирующих органов и аудиторов к материалам по требованию;
• единоличное подписание документов, относящихся к денежно-расчётным, что является единственным основанием признания действительности указанных документов.

Главный бухгалтер имеет ту же значимость, что и первый заместитель директора, это нашло отражение и в законодательстве о труде кадровой политике.

Этапы работы с документацией 

Работа хорошо организованного в деятельности структурного подразделения предполагает алгоритмичность, то есть выполняется в определённом порядке.

Этапы ведения бухгалтерского учета:

1. Первичное наблюдение предполагает обработку уже имевших место операций и сделок.
2. Второй этап предполагает составление внутренней документации или принятие документов из внешней среды (первичной документации) с дальнейшей регистрацией.
3. Третья этап предполагает представление сгруппированных данных в соответствии с системой бухгалтерских счетов, определении бухгалтерской проводки операций, по методу двойной записи согласно выбранной учётной форме. Информация заносится в регистры.
4. Четвёртый этап – это итоговое обобщение всех показателей с составлением финансовой отчётности в строго установленных формах. Эта отчётность включает в себя все основные показатели хозяйственной активности и имущественного положения.
5. Пятой стадией является анализ проделанной работы бухгалтерии как «второго начальства».

Эти этапы свойственны любой организации. Каждый из них может делиться на несколько шагов в зависимости от вида конкретного предприятия и его функциональных особенностей.

Отчётность и государство

Правила ведения бухгалтерского учёта могут устанавливаться как государством, так и самой фирмой.

Государство – это политическая форма выражения общества, социально-экономическое положение государства определяется отражёнными результатами деятельности его хозяйствующих субъектов. 

Учёт данных и их обобщённое представление позволяет:

• облегчить процесс определения налоговой базы; 
• обеспечивать контроль за соблюдением финансового законодательства.

Для самого хозяйствующего субъекта упорядоченность отношений, включающая в себя и управление денежными потоками – это залог уверенности в завтрашнем дне. Улучшение  внутреннего порядка ведения бухгалтерского учета на предприятии – это вполне ожидаемый шаг для любой развивающейся фирмы. От корректности осуществления документирования финансово-хозяйственного оборота зависит время проверок и функционирование предприятия.