Primäre Buchhaltungsunterlagen

Für jeden Geschäftsvorfall werden primäre Buchhaltungsbelege erstellt. Ohne sie ist es unmöglich, die Aktivitäten der Organisation auf den Konten wiederzugeben, da diese Dokumente als Grundlage für nachfolgende Rechnungslegungsverfahren dienen und als Bestätigung des Vorgangs dienen.

Das primäre Buchhaltungsdokument in der Buchhaltung ist ein offizielles Papier, das für Transaktionen und andere wirtschaftliche Aktivitäten erstellt wird. Der Satz und die Regeln für die Erstellung der Primärdokumentation unterscheiden sich jedoch je nach den Besonderheiten des Verfahrens. In den meisten Fällen ist der Verkäufer dafür verantwortlich, die Primärdokumentation vor der Transaktion zu erstellen. Es treten jedoch häufig Schwierigkeiten mit dem Papierkram auf, da es keine einzige Liste von Formen der „primären Organisation“ gibt. Dementsprechend bestimmt jedes Unternehmen unabhängig die Formen dieser Dokumente unter Berücksichtigung des Zwecks ihrer Anwendung.

Obwohl es für diese Kategorie von Dokumenten keine Standardliste von Formularen gibt, legen die Gesetze eine Liste mit verbindlichen Details fest. Darüber hinaus muss das Unternehmen in der Rechnungslegungsrichtlinie die Formulare festlegen, die es in Zukunft verwenden wird.

Beispiele für primäre Buchhaltungsunterlagen:

  • Frachtbriefe, die angeben, welche Waren, materiellen Werte eine Organisation an eine andere überträgt. Sie müssen in zweifacher Ausfertigung erstellt werden, und diese Dokumente werden von beiden Parteien der Transaktion unterzeichnet. Wenn das Unternehmen Briefmarken verwendet, müssen diese auf diesen Dokumenten angebracht werden.
  • Liefer- und Abnahmebescheinigungen. Diese Dokumente werden nach Abschluss der Arbeiten oder Dienstleistungen erstellt. Sie sollen bestätigen, dass die an der Transaktion beteiligte Partei die Dienstleistungen erhalten hat und ihr Ergebnis dem Vertrag entspricht. Bis zur Unterzeichnung des Gesetzes gelten die Arbeiten nicht als offiziell abgeschlossen.
  • Gehaltsabrechnung und andere Arten von Papieren, die die Zahlung von Gehältern, Prämien und Krankenständen an Mitarbeiter bestätigen.
  • Bargelddokumente. Dies ist eine separate Kategorie der Primärdokumentation, die Quittungen und Abbuchungsaufträge, Zahlungsaufträge, Vorabberichte usw. umfasst.
  • Wir haben eine unvollständige Liste des Hauptdokuments in der Buchhaltung angegeben. Abhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit und der Rechnungslegung kann diese Liste variieren, ergänzt durch verschiedene Dokumente, die die wirtschaftlichen Tätigkeiten des Unternehmens bestätigen.

Welche Dokumente sind rechtsverbindlich?

Damit die Dokumente als primär angesehen werden können, damit sie rechtskräftig sind, müssen die gesetzlich vorgesehenen Angaben verwendet werden. Erstens ist dies der Name des Dokuments selbst, z. B. „Buchhaltungszertifikat“. Ohne dies können Dokumente nicht berücksichtigt werden. Zusätzlich zum Namen erfordern die Regeln für die Erstellung der Primärdokumentation die folgenden Daten:

  • Name des Urhebers des Dokuments;
  • kurzer Inhalt und Name der Operation, um die es in dem Papier geht;
  • Geld- oder Sachindikatoren;
  • Positionen von Personen;
  • Unterschriften und Datum.

Richtig ausgeführte Dokumente sind rechtskräftig und können während eines Rechtsstreits als Beweismittel dienen. Um Konflikte mit Kunden, Auftragnehmern und Partnern zu lösen, sind vollständige Nachweise erforderlich. Beispielsweise kann ein Käufer die Zahlung der Waren verweigern oder versuchen, die Transaktion ungültig zu machen. Und wenn Sie es nicht ernst meinen, die Dokumente auszufüllen, und sie gefälschte Unterschriften haben oder die „primäre“ mit Fehlern umrahmt ist, können Sie sie nicht als Beweismittel verwenden.

Daher sollten Sie nicht für den Lieferanten unterschreiben, wenn er es nicht alleine geschafft hat. Fälschen Sie niemals die Primärdokumentation, auch wenn es Ihnen als reine Formalität erscheint. Speichern und organisieren Sie sorgfältig alle „primären“, überprüfen Sie sorgfältig die Verfügbarkeit aller Details.

Anwälte werden häufig gefragt, ob das Vorhandensein eines Siegels auf Primärdokumenten erforderlich ist. Seit 2015 müssen die meisten Unternehmen jedoch kein Siegel mehr erhalten und anbringen. Unternehmen haben das Recht, es zu starten, wenn sie es für notwendig halten, aber aus Sicht der Rechtskraft ist dies überhaupt kein obligatorisches Attribut. Wenn die Organisation jedoch ein Siegel verwendet, sollte dies in ihrer Satzung angegeben werden.

Manchmal besteht die andere Seite darauf, das Siegel anzubringen. Sie müssen sich abmelden, wenn das Unternehmen kein Siegel hat. Sie können den Kontrahenten sogar schriftlich benachrichtigen und einen Auszug aus der Charta vorlegen, wenn er darauf besteht.

Interne und externe Buchhaltungsunterlagen

„Primary“, also das Unternehmen selbst, gehört zu einer von zwei Gruppen: intern oder extern. Interne Dokumentation wird als solche bezeichnet, die ihre Wirkung nur auf die Organisation ausdehnt, die sie ausgestellt hat. Darüber hinaus werden externe Dokumente als Dokumente bezeichnet, die von außen beim Unternehmen eingehen: von Lieferanten, Partnern, Käufern.

Interne Dokumente sind wiederum in drei Kategorien unterteilt:

  • Administrativ. Wie aus dem Namen der Kategorie hervorgeht, handelt es sich um eine Dokumentation, in der Bestellungen und Bestellungen erfasst werden. Der Manager kann sie einem bestimmten Mitarbeiter oder der gesamten Struktur geben.
  • Exekutive. Alle Papiere, die bestätigen, dass ein bestimmter Geschäftsvorfall stattgefunden hat, fallen in diese Kategorie.
  • Buchhaltung Registrierung. Diese Kategorie umfasst Dokumentationen, in denen das Unternehmen Informationen aus anderen Dokumenten sammelt und systematisiert.

Wie man mit Buchhaltungsregistern arbeitet

Buchhaltungsregister sind Träger von bestellten Informationen, die Unterlagen sammeln und organisieren, darunter Bücher, Karten und Blätter. Nach der Registrierung von Geschäftsvorfällen in der Primärdokumentation müssen dieselben Informationen in den Registern wiedergegeben werden.

Register können auf verschiedene Arten geführt werden. Zum Beispiel durch die chronologische Methode, die Ereignisse nacheinander aufzeichnet, je nachdem, wie Geschäftstransaktionen rechtzeitig ausgeführt wurden. Ein anderer Ansatz ist systematisch und wird beispielsweise bei der Registrierung von Kassenbüchern verwendet. In diesem Fall werden Transaktionen anhand von Wirtschaftsindikatoren erfasst. Viele Unternehmen verwenden jedoch einen kombinierten Ansatz, der einen chronologischen und einen systematischen Ansatz kombiniert. Die Register unterscheiden sich auch im Inhalt: synthetisch, analytisch oder kombiniert.

So beheben Sie die Primärdokumentation

Das Erste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass es eine Gruppe von Dokumenten gibt, die überhaupt nicht korrigiert werden können. Dies sind Bank- und Bargelddokumente, einschließlich Zahlungsaufträge, sowie strenge Meldeformulare, die anstelle von KKT-Schecks ausgestellt werden. Was tun, wenn in solchen Dokumenten Fehler gemacht werden? Fehlerhafte Dokumente können nicht zur Ausführung angenommen werden. Stattdessen müssen Sie neue, bereits korrekt ausgefüllte Papiere erstellen.

Bitte beachten Sie, dass Sie ein falsch ausgefülltes Dokument nicht einfach wegwerfen oder zerreißen können. Dies ist ein Verstoß. Der Buchhalter muss das falsch erstellte Dokument streichen und zusammen mit dem „richtigen“ Dokument im Hauptbuch ablegen. Das Kassenbuch und der Vorschuss gehören jedoch nicht zur Kategorie der Kassenbelege. Dementsprechend können Sie Korrekturen daran vornehmen. Aber du musst es richtig machen.

In diesen Dokumenten gemachte Fehler müssen so korrigiert werden, dass die Details und der Haupttext erhalten bleiben. Es ist unmöglich, ein beschädigtes Formular vollständig zu ersetzen, wenn es um die Primärdokumentation geht. Stattdessen sollten Sie auf eine von zwei Anpassungen zurückgreifen.

  1. Der erste Weg, um Anpassungen am gesetzlich festgelegten „Primär“ vorzunehmen: Im Text des Dokuments selbst, dh die falschen Informationen werden mit einer Zeile durchgestrichen, die richtigen Daten eingegeben, dann sollte das Datum notiert werden und geschrieben „Korrigiert“. Die letzte Phase sind die Unterschriften derjenigen, die das Dokument mit den Namen und Initialen erstellt haben.

    Häufig werden Primärdokumente doppelt erstellt, sodass Fehler dupliziert werden. In solchen Fällen müssen Sie beide Kopien korrigieren, da sonst die Änderungen nicht gültig sind. Im schlimmsten Fall betrachtet das Gericht die Informationen, die im Text angegeben wurden, bevor die Änderungen vorgenommen wurden, als zuverlässig, wenn die zweite Kopie nicht korrigiert wird.
  2. Die zweite Möglichkeit, Daten zu korrigieren, besteht darin, eine korrigierte Kopie zu erstellen. Es wird vom Internal Revenue Service vorgeschlagen: Anstatt das Originaldokument zu korrigieren, sollte eine neue Kopie mit demselben Datum und derselben Nummer erstellt werden. In dieser Kopie geben wir an, dass das Dokument überarbeitet wurde, wir legen seine Seriennummer und sein Datum fest. Das heißt, ein solches Dokument muss die Information „Korrekturnummer“ sowie eine Angabe des Datums enthalten. Es ist diese Zeile, die es von dem Dokument unterscheidet, in dem der Fehler gemacht wurde.

    Schließlich ist anzumerken, dass die Regeln für die Erstellung der Primärdokumentation es ermöglichen, geringfügige Fehler überhaupt nicht zu korrigieren. Wenn der Fehler die Identifizierung der an der Transaktion beteiligten Parteien nicht beeinträchtigt, seine Bedingungen nicht verzerrt, die Namen der Werke, Waren, die Kosten und die Menge der Waren nicht beeinflusst, ist er nicht wesentlich.
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