Расчеты с подотчетными лицами: в актив или в пассив?

В бухгалтерском учете важным аспектом является правильное отражение расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица — это сотрудники, которым выдаются денежные средства на определенные цели, например, на командировочные расходы, покупку товаров или оплату услуг. Вопрос о том, в какой раздел баланса — актив или пассив — следует отнести эти расчеты, требует детального рассмотрения. В нашей статье мы подробно рассмотрим эту тему, а также ответим на поставленный вопрос.

Что такое расчеты с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными лицами — это процесс, при котором организация выдает денежные средства своим сотрудникам для покрытия расходов, связанных с выполнением рабочих задач. Деньги могут быть использованы для оплаты командировочных расходов, покупки товаров и материалов, оплаты услуг и других нужд, которые не могут быть покрыты через стандартные каналы оплаты. Подотчетные лица обязаны использовать средства исключительно в интересах работодателя и представить отчет об их расходовании. Подотчетными лицами могут быть как штатные сотрудники, так и внешние специалисты, привлеченные к работе на определенный срок.

Порядок расчетов с подотчетными лицами включает следующие шаги:  

• Организация определяет перечень сотрудников, которым будут выдаваться средства под отчет.
• Устанавливается лимит средств, которые могут быть выданы каждому сотруднику.
• Выдача средств производится на основании заявления сотрудника или по решению руководства.
• Подотчетное лицо использует полученные средства для покрытия расходов, связанных с выполнением рабочих задач. Все расходы должны быть документально подтверждены (чеки, квитанции, акты и прочее).
• Подотчетное лицо обязано представить отчет о расходовании средств в установленный срок.
• Отчет должен содержать информацию о сумме потраченных средств, цели расходов и подтверждающие документы. В случае превышения лимита или нецелевого использования средств, подотчетное лицо может быть привлечено к ответственности.

После проверки отчета и подтверждающих документов организация производит расчет с подотчетным лицом. Если расходы подтверждены и соответствуют целям, средства считаются израсходованными и списываются с подотчетного лица. В случае недостачи или излишков средств производятся соответствующие корректировки.

Преимущества и недостатки расчетов с подотчетными лицами

Преимущества заключаются в следующем:

• Гибкость в расходовании средств, что позволяет оперативно решать возникающие задачи.
• Возможность покрытия расходов, которые не предусмотрены бюджетом или не могут быть оплачены через стандартные каналы.

Однако важно учитывать риск нецелевого использования бюджета и злоупотреблений со стороны подотчетных лиц, а также необходимость ведения дополнительного учета и контроля за расходованием средств.

Однако расчеты с подотчетными лицами все же являются важным инструментом для оперативного решения рабочих задач и покрытия непредвиденных расходов. Для эффективного использования этого инструмента необходимо строго соблюдать порядок выдачи и расходования средств, а также вести тщательный учет и контроль за действиями подотчетных лиц. Это позволит минимизировать риски и обеспечить эффективное использование средств в интересах организации.

Отражение в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет позволяет отслеживать движение денежных средств, выданных под отчет, и контролировать их использование. В целом, бухгалтер должен использовать ряд проводок.

1.Выдача подотчетных сумм

• Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• Кредит 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»

2. Расчеты с подотчетными лицами по израсходованным суммам

После использования подотчетных сумм сотрудник обязан представить авансовый отчет с приложением оправдательных документов. На основании этого отчета производится списание израсходованных средств:

• Дебет 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и прочие
• Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Если сотрудник не использовал всю сумму, он обязан вернуть остаток в кассу или на расчетный счет:

• Дебет 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
• Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Актив или пассив?

Вопрос о том, в какой раздел баланса отнести расчеты с подотчетными лицами, зависит от характера задолженности:

• Актив: если сотрудник еще не отчитался за полученные средства, то сумма, выданная под отчет, будет отражаться в активе баланса как дебиторская задолженность. Это связано с тем, что организация ожидает отчета о расходовании средств и, возможно, возврата неизрасходованной суммы.
• Пассив: если же сотрудник уже отчитался за потраченные средства и возникла задолженность перед ним (например, если он потратил больше, чем было выдано), то эта сумма будет отражаться в пассиве баланса как кредиторская задолженность.

Важность правильного учета

Правильный учет расчетов с подотчетными лицами важен по нескольким причинам:

• Контроль за расходованием средств: позволяет организации контролировать, на что расходуются выданные средства, и предотвращать нецелевое использование.
• Соблюдение законодательства: правильное отражение расчетов в бухгалтерском учете обеспечивает соблюдение требований законодательства и нормативных актов.
• Точность финансовой отчетности: корректное отображение расчетов с подотчетными лицами обеспечивает точность и достоверность финансовой отчетности, что важно для принятия управленческих решений.

Заключение

Учет расчетов с подотчетными лицами является важной частью бухгалтерского учета. Правильное отражение этих операций обеспечивает достоверность отчетности и позволяет контролировать использование денежных средств. Организация должна вести строгий контроль за расходованием подотчетных сумм и требовать от сотрудников представления всех необходимых документов. Расчеты с подотчетными лицами могут быть отражены как в активе, так и в пассиве баланса в зависимости от характера задолженности. Правильное отражение этих расчетов в бухгалтерском учете имеет важное значение для контроля за расходованием средств, соблюдения законодательства и обеспечения точности финансовой отчетности.

Вопрос-ответ