Правила оформления кассовых документов

Кассовые операции – это действия, осуществляемые как правило с физическими лицами по приему и выдаче наличных денежных средств в виде купюр и монет.

Кассовые документы – это деловые бумаги, которые подтверждают движение средств по кассе.

Таким образом, документальное оформление кассовых операций – это определенный порядок действий, который строго регламентирован законодательством РФ для учета наличных денежных средств у юрлица или предпринимателя.  

Кассовые операции и их оформление – это важная часть работы для любого бизнеса. В этой статье мы подробнее рассмотрим порядок ведения соответствующего документооборота.

Кассовая дисциплина и ее важность

Касса – это кассовый аппарат, который выдает чеки за которым работает кассир. Такое мнение обычно складывается у обывателей. Однако касса – это еще набор операций организаций, объединенных под названием «операционная касса». В компании под кассой имеют в виду все операции компании с наличными, которые подтверждены документально. Это касается выдачи заработной платы, передача выручки инкассаторам, принятие оплаты от клиентов.

Следить за соблюдением законодательства и исполнять кассовую дисциплину должны все предприятия торговли и других сфер. Это напрямую касается кафе, салонов красоты, магазинов и других предприятий, работающих с физлицами. Если компания не рассчитывается наличными средствами, то она может не соблюдать кассовую дисциплину.

Следит за работой кассы специальный сотрудник — кассир. При этом обязанность по подготовке кассовых документов возлагается на бухгалтера, финансиста или директора. Кассовые документы необходимы для подтверждения движения средств по кассе. Если бумаг нет или в их содержании есть ошибки, то нельзя точно установить, сколько денег в наличном виде должно быть у компании. Кассовые документы часто запрашивает ИФНС при проверке. За имеющиеся ошибки можно нарваться на штраф.

Важно знать, индивидуальные предприниматели имеют право ИП вести кассовый документооборот в упрощенном виде. Они должны лишь заполнять документы о выдачи зарплаты наличными. Также ИП соблюдают лимит расчета наличными и тратят средства на допустимые цели.

Хранить наличные средства можно в любом месте. Это может быть кассовый аппарат, сейф, банковская ячейка или другие способы. Государство не дает указаний относительно способов хранения средств.

Подробнее о кассовых операциях

По своей сути, кассовых операций всего две: прием наличных денег (приход) и выдача наличных (расход).

Приходные операции – это поступление выручки, получение денег с банковского счета, возврат неиспользованных подотчетных сумм. Расход – это выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк.

Все вышеперечисленные операции необходимо оформлять документально. При этом важно учитывать тот факт, что платежеспособные банкноты и монеты кассир принять обязан.

Денежные средства, имеющие определенные проблемы – нет. К ним относятся:

• Признаки поддельных купюр.
• Серьезные повреждения.
• Сильные загрязнения.
• Следы изношенности.
• Надорванные деньги.
• Купюры с потертостями.
• Купюры с отверстиями, проколами.
• Изрисованные деньги или имеющие штампы.
• Купюры без углов. К

При этом, если в кассе обнаружились деньги с подобными повреждениями, то их необходимо относить в банк. Выдавать такие банкноты клиентам запрещено.

Оформление кассовых документов: что нужно знать

С 2014 года все кассовые операции регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций». Документ устанавливает правила относительно:

• Установления лимита остатка кассы. Не устанавливать лимит могут ИП и субъекты МСП. Остальные компании могут сами выбирать формулу расчета лимита: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.
• Льгот для ИП и компаний МСП. В частности, такие субъекты могут не вести кассовую книгу в дни отсутствия наличных расчетов. ИП, которые занимаются определенной деятельностью могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
• Правил оформления документов. Их можно подготовить на бумажном или в электронном виде на выбор компании. Если выбирается электронный формат, то важно обеспечить защиту данных при помощи ЭЦП.

Если говорить о других правилах оформления документов, то к ним относятся:

• Кассир может составлять общий приходный и расходный кассовый ордер в конце рабочего дня сумму выручки.
• Подписи на документах сверяются только на бумажных носителях.
• Если расходный кассовый ордер имеет электронный вид, то получатель средств может поставить на нем ЭЦП, а чек отправить клиенту на электронную почту.  
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Отметим, что в 2020 году были приняты важные поправки в законодательство, которые изменили некоторые правила. В частности:

• Обособленные подразделения теперь могут не вести кассовую книгу, если они сдают средства в кассу материнской компании.
• Депонирование не выданной в срок зарплаты теперь можно не отражать в ведомости.
• Больше нельзя выдавать клиенту купюры даже с одним повреждением.
• Кассиры обязаны проверять средства на оригинал.
• Ввели правила работы с автоматическими терминалами.

Порядок оформления денежных и кассовых документов

Кассовые операции оформляются следующими документами:

• Приходный кассовый ордер (ПКО).
• Расходный кассовый ордер (РКО).
• Кассовая книга.
• Расчетно-платежная ведомость.
• Платежная ведомость.
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Все формы являются типовыми, разработанными и принятыми государственными органами.

Важно знать, что все кассовые операции зависят от кассира или другого уполномоченного работника. Кассир, старший кассир или другой сотрудник принимает свои обязанности под роспись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При этом вести кассу может бухгалтер, коммерческий директор или руководитель фирмы.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером, бухгалтером или директором, а также кассиром. Электронный документ должен иметь ЭЦП. При работе кассир должен иметь печать организации, которая имеет реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Также желательно иметь факсимиле лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Порядок оформления кассовых документов

Прием средств в кассу осуществляется через приходной кассовый ордер по форме 0310001.

Кассир должен выполнить такие действия при получении наличных:

• Проверить наличие подписи главного бухгалтера, бухгалтера или директора на бумажном носителе.
• Проверить соответствие суммы денег, указанной цифрами, прописью и наличие подтверждающих документов (чека, квитанции).
• Пересчитать средства и сверить сумму, указанную в ордере, с фактически принятой.
• Подписать приходной кассовый ордер и поставить печать на квитанции. В случае электронного ПКО, то кассир должен отправить квитанцию клиенту на электронную почту в случае такого запроса.

Иногда бывают ситуации, что сумма в документах и фактическая не соответствуют. В этом случае клиент должен добавить недостающую сумму. Если ситуация обратная, то кассир перечеркивает ПКО и передает уполномоченному сотруднику для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. При электронном документообороте кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

Что касается расходных кассовых документов, то в список входят:

• Расходный кассовый ордер по форме 0310002.
• Расчетно-платежная ведомость по форме 0301009.
• Платежная ведомость по форме 0301011.

Кассир обязан:

• Проверить наличие подписи уполномоченных лиц на выдачу наличных.
• Проверяет подтверждающие бумаги.
• Идентифицировать получателя. Это может быть любой документ, удостоверяющий личность, включая паспорт.
• Подготовить и пересчитать средства, выдать их непосредственно получателю и получить от него подпись.
• Подписать ордер самостоятельно.
• Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя.

Что касается выплаты заработной платы, то она чаще всего проходит на основании сумм, указанных в ведомости. Фактическую сумму выдачи нужно указать в РКО. Если средства выдаются третьему лицу по доверенности, то кассир проверяет:

• Соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, с ФИО доверителя, указанным в доверенности.
• Личность доверенного лица через паспорт.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям. Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Что касается кассовой книги, то она отражает все движения наличных денег в организации. Записи в ней делает кассир или другое уполномоченное лицо. В конце рабочего дня кассир делает сверку информации в кассовой книге со сведениями в кассовых документах. Важно вывести сумму остатка наличных и подписать книгу. Далее эти записи будут сверяться бухгалтером при сведении бухгалтерии. При отсутствии кассовых операций записи в книге можно не делать. Кассовую книгу могут не вести филиалы и подразделения, которые сдают наличность в материнский офис в конце каждого дня. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер или директор.

Санкции за нарушения

За соблюдением законодательства следит налоговая в рамках проверок. ИФНС посчитает неправомерными такие ситуации:

• Наличие потрачены на неправомерные цели.
• Превышен лимит кассового остатка.
• Несоответствие сумм в документах.
• Неправильно заполненные документы.
• Отсутствие документов.
• Компании и ИП рассчитываются наличными с другими юрлицами и ИП на сумму больше 100 000 рублей.

За нарушения юрлица могут получить штраф в размере 40 000-50 000 рублей, должностные лица и ИП — 4000-5000 рублей.

Вопрос-ответ