Как рассчитать зарплату, если сотрудник ушел на больничный

Расчет заработной платы по временной нетрудоспособности — один из самых частых бухгалтерских вопросов. От правильности расчетов зависит не только соблюдение закона, но и доверие сотрудников. В этой статье разберемся, что такое больничный, кто и когда имеет на него право. В каких случаях он не оплачивается и как рассчитывается сумма выплат и каким образом учитывать ее при начислении зарплаты.

Что такое больничный

Больничный лист — это документ, подтверждающий временную нетрудоспособность сотрудника и дающий ему право на получение соответствующих выплат. Он выдается медицинским учреждением, чаще всего — в электронном виде, и содержит сведения о периоде болезни, диагнозе (в зашифрованной форме), враче и учреждении, выдавшем листок.

На основании больничного бухгалтерия организации начисляет пособие по временной нетрудоспособности. Важно: сам по себе факт отсутствия работника — даже по уважительной причине — не дает права на оплату. Нужно подтверждение в виде правильно оформленного больничного листа.

Когда возникают больничные

Больничный лист оформляется не только при обычной простуде или гриппе — существуют различные основания для его выдачи. Важно понимать, в каких ситуациях сотрудник может временно освободиться от работы по медицинским показаниям и получить соответствующее пособие.

Больничный может быть выдан в следующих случаях:

• Заболевание сотрудника
• Травма, в том числе бытовая или производственная
• Уход за заболевшим ребенком или другим членом семьи
• Карантин
• Протезирование в стационаре
• Долечивание в санатории после стационара
• Беременность и роды (выдается отдельный больничный по беременности и родам)

Важно отметить, что больничный может быть оформлен задним числом — например, если работник вызвал врача на дом, а оформил документы позже.

Кто имеет право на больничный

Право на получение больничного и соответствующих выплат напрямую зависит от статуса работника и наличия страхового стажа. Не все категории граждан могут рассчитывать на пособие по временной нетрудоспособности — для этого нужно соответствовать определенным условиям.

Право на больничный и соответствующую оплату имеют следующие категории:

• Официально трудоустроенные граждане (по трудовому договору)
• Сотрудники, работающие по совместительству (при условии уплаты взносов в ФСС)
• Лица, проходящие службу по контракту
• Граждане, заключившие договор добровольного соцстрахования (например, самозанятые или ИП — при условии уплаты страховых взносов в ФСС в течение не менее 6 месяцев)

Условия получения выплат могут различаться в зависимости от категории, но во всех случаях требуется наличие страхового стажа и уплата страховых взносов.

В каких случаях не платят больничный

Несмотря на то, что больничный лист в большинстве случаев гарантирует сотруднику право на получение выплат, существуют исключения. Закон предусматривает ряд ситуаций, когда пособие по временной нетрудоспособности не назначается или выплачивается не в полном объеме. Чтобы избежать недоразумений, важно знать, в каких случаях больничный не подлежит оплате. Существуют обстоятельства, при которых больничный не оплачивается:

• Если сотрудник нарушил режим, предписанный врачом (например, не явился на прием)
• В случае получения травмы или заболевания вследствие алкогольного или наркотического опьянения
• Если работник не имеет страхового стажа или не уплачивал взносы (например, уволен и не восстановлен на работе в течение 30 дней)
• При подделке больничного листа
• В случае административного ареста или отстранения от работы по вине сотрудника

Также важно учитывать ограничения по срокам: если сотрудник не предоставил больничный вовремя, выплата может быть приостановлена.

Особенности электронного больничного

С 2022 года все больничные оформляются в электронном виде — это упрощает документооборот между работодателями, ФСС и медицинскими учреждениями. Работник получает номер электронного листа, который сообщает в компанию. Все данные по нему передаются напрямую в Фонд социального страхования.

Преимущества электронного больничного:

• Невозможно потерять или испортить документ
• Быстрое формирование в системе и работа с ним в бухгалтерии
• Исключает ошибки из-за плохого почерка или неправильного заполнения вручную
• Доступен в личном кабинете на «Госуслугах»

Бухгалтеру достаточно ввести номер ЭЛН в систему, чтобы получить все данные автоматически.

Как рассчитывается больничный

Больничное пособие рассчитывается по следующей формуле: Пособие = Средний дневной заработок × Количество дней нетрудоспособности × % выплаты по стажу.

Расчет среднего заработка

Берется заработок за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. Если сотрудник ушел на больничный в 2025 году, то берется доход за 2023 и 2024 годы. Учитываются все облагаемые взносами выплаты (зарплата, премии, надбавки и другое).

Средний дневной заработок = Общий доход за 2 года / 730 (или другое количество дней, если, например, сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком).

В 2025 году максимальный среднедневной заработок ограничен — он не может превышать установленный лимит: в 2023 и 2024 годах он составлял 2 572 400 рублей суммарно. Соответственно, максимально возможный средний дневной заработок — около 3 522,60 рубля.

Стаж и процент оплаты

В зависимости от страхового стажа сотрудника пособие выплачивается в разном размере.

Как оплачивается больничный

С 2021 года действует прямой порядок выплаты пособий: работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного, остальную сумму выплачивает ФСС напрямую сотруднику. Ниже рассмотрим пример.

Сотрудник болел 10 дней. Его средний дневной заработок — 1 200 рублей, стаж — 9 лет.

• Дневное пособие: 1 200 × 100% = 1 200 рублей.
• Всего дней: 10
• Общая сумма: 1 200 × 10 = 12 000 рублей
• Из них: 3 600 рублей платит работодатель (за первые 3 дня), 8 400 рублей — ФСС.

Как происходит расчет зарплаты при больничном

Когда сотрудник уходит на больничный, его основная зарплата корректируется — ведь часть времени он не работал.

Расчет зарплаты с учетом больничного выглядит так:

• Определяется количество рабочих дней в месяце
• Вычисляется, сколько из них сотрудник фактически отработал
• Зарплата за отработанные дни начисляется пропорционально
• Пособие по больничному начисляется отдельно

Пример: сотрудник получает оклад 60 000 рублей. В месяце — 20 рабочих дней. Он был на больничном 5 дней.

• За 15 рабочих дней: 60 000 ÷ 20 × 15 = 45 000 рублей.
• Больничное пособие, например, 1 000 × 5 = 5 000 рублей.
• Итоговая выплата за месяц: 45 000 + 5 000 = 50 000 рублей.

Зарплата не уменьшается произвольно — она корректируется в зависимости от количества отработанных дней. При этом важно учитывать, что дни больничного не входят в рабочее время, не оплачиваются как часть оклада и не включаются в переработку.

Итоги

• Больничный лист — это официальный документ, подтверждающий временную нетрудоспособность. Он дает право на получение пособия, если у сотрудника есть страховой стаж и были уплачены взносы в ФСС.
• Право на больничный имеют официально трудоустроенные работники, совместители, военные по контракту и добровольно застрахованные лица (например, ИП).
• Не оплачиваются больничные в случаях нарушения режима, опьянения, отсутствия страхового стажа или подделки документов.
• Электронный больничный упрощает взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением — он оформляется онлайн и передается автоматически.
• Размер пособия зависит от среднего заработка за последние два года и страхового стажа сотрудника.
• Работодатель оплачивает только первые три дня больничного. Остальная сумма выплачивается напрямую из ФСС.
• Зарплата за месяц рассчитывается с учетом количества фактически отработанных дней, а больничное оплачивается отдельно.
• При расчетах важно строго соблюдать порядок, установленный законодательством, и своевременно подавать сведения в ФСС.

Если вы хотите быть уверены в корректности расчетов, особенно в нестандартных ситуациях, юристы и бухгалтеры VALEN помогут разобраться с расчетом больничного и начислением зарплаты.

Вопрос-ответ