Кадровый учет с нуля: пошагово расскажем о его организации

Даже самая небольшая компания не может обойтись без кадрового учета. Это не просто бюрократия, а важный инструмент, позволяющий соблюдать трудовое законодательство, контролировать численность персонала и минимизировать юридические риски. В 2025 году требования к ведению кадрового делопроизводства игнорировать опасно: можно нарваться на штраф. Рассказываем, как организовывать кадровый учет с нуля, что нужно учесть, какие документы подготовить и как избежать типичных ошибок.

Зачем нужен кадровый учет

Кадровый учет — это не просто формальность, а необходимый элемент управления бизнесом и соблюдения трудового законодательства. Он обеспечивает правовую защищенность компании, помогает отслеживать рабочие процессы и поддерживает порядок в документации, связанной с персоналом.

Вот основные причины, почему кадровый учет обязателен:

1. Соблюдение трудового законодательства. Каждый работодатель, будь то ИП или крупная компания, обязан вести учет работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и подзаконными актами. Нарушение требований может привести к штрафам от трудовой инспекции, налоговой, прокуратуры и Роскомнадзора. Даже незначительная ошибка в документах может стать поводом для административной ответственности.
2. Юридическая защита компании. Кадровая документация — это доказательство выполнения работодателем своих обязательств. В случае трудового спора (например, при увольнении, начислении заработной платы или переработках) корректно оформленные приказы, трудовые договоры и акты помогут отстоять свою позицию в суде.
3. Контроль и управление персоналом. Система кадрового учета позволяет работодателю: понимать, кто и на каких условиях работает, отслеживать изменения в штате, учитывать переработки/отпуска/больничные, планировать обучение и развитие персонала, а также начинать выстраивать организационную структуру. Все это помогает оптимизировать рабочие процессы и избежать хаоса при масштабировании компании.
4. Правильный расчет налогов и взносов. Ошибки в оформлении трудовых отношений могут привести к неточным расчетам НДФЛ, страховых и пенсионных взносов. Кадровый учет тесно связан с бухгалтерией, и только при корректной информации о сотрудниках можно избежать проблем с ФНС и фондами.
5. Возможность пройти проверки и аудиты. Государственные органы, включая трудовую инспекцию, могут прийти с проверкой в любой момент — особенно после жалоб сотрудников или при плановом надзоре. Наличие систематизированного кадрового учета снижает риски и демонстрирует добросовестность работодателя.
6. Прозрачность и доверие в коллективе. Порядок в кадровых вопросах способствует созданию здоровой атмосферы в коллективе. Сотрудники видят, что их права соблюдаются, что компания организована и надежна. Это повышает лояльность персонала и снижает текучесть.

Без грамотно налаженного кадрового учета компанию могут оштрафовать, а трудовые споры с работниками становятся практически проигрышными.

Кто ответственен за его ведение

Ведение кадрового учета — это обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Даже если на предприятии нет отдельного кадровика, кадровые функции должны быть возложены на конкретное должностное лицо. В противном случае вся ответственность ложится на руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

В зависимости от масштаба бизнеса и организационной структуры, кадровое делопроизводство может вести:

1. Штатный специалист (HR-менеджер, инспектор по кадрам). Это наиболее распространенный вариант для средних и крупных компаний. Специалист несет ответственность за ведение всех кадровых документов, взаимодействие с сотрудниками, оформление отпусков, больничных, приказов, табелей учета рабочего времени и прочих документов.
2. Бухгалтер или офис-менеджер. В малом бизнесе, особенно в компаниях с численностью до 15 человек, функции кадровика нередко совмещают с другими административными задачами. Однако такой подход требует повышенного внимания — нужно убедиться, что у ответственного сотрудника есть компетенции и время на ведение учета.
3. Индивидуальный предприниматель лично. Если ИП нанимает работников, он обязан вести кадровую документацию, даже если у него всего один сотрудник. Ведение учета можно поручить себе или уполномоченному представителю по доверенности. Однако ответственность по-прежнему остается за предпринимателем.
4. Аутсорсинговая компания. Все больше организаций передают кадровый учет на аутсорсинг — это удобно, особенно при небольшом количестве сотрудников или отсутствии внутреннего кадрового специалиста. Аутсорсер берет на себя оформление всех кадровых документов, ведение базы персонала, отчетность и взаимодействие с контролирующими органами. Однако при этом важно правильно оформить договор и убедиться, что у подрядчика есть опыт и лицензия (если требуется).

Независимо от выбранного способа ведения учета, внутри компании должен быть назначен ответственный за кадровое делопроизводство приказом руководителя. В документе указывается:

• ФИО сотрудника
• Должность
• Перечень обязанностей
• Срок исполнения (постоянный или временный)

Это важно не только для внутреннего порядка, но и для проверок контролирующих органов — чтобы было понятно, кто отвечает за кадровые документы.

Если кадровая документация оформлена с ошибками или отсутствует вовсе, проверяющие органы могут наложить штрафы:

• На должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей
• На организацию — от 30 000 до 50 000 рублей
• На ИП — от 1 000 до 5 000 рублей

Также возможно административное приостановление деятельности на срок до 90 суток при грубых и систематических нарушениях.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2025

В 2025 году кадровое делопроизводство продолжает активно переходить в цифровой формат. При этом работодатели обязаны учитывать все изменения законодательства, а также поддерживать в актуальном состоянии свою кадровую документацию. Ниже приводится инструкция, отражающая ключевые требования к ведению кадрового учета в 2025 году.

1. Переход на электронные кадровые документы (ЭКД)

С 2022 года работодателям разрешено вести кадровые документы в электронном виде, а с 2025 года такая практика стала массовой. Однако полный переход возможен только при соблюдении ряда условий:

• Получение письменного согласия работника
• Обеспечение юридически значимой электронной подписи
• Использование сертифицированных систем ЭДО (например, Контур, СБИС, 1С)
• Соблюдение требований закона № 377-ФЗ от 22.11.2021 о кадровых электронных документах

Документы, оформленные в ЭКД, должны быть юридически равнозначны бумажным. Работодателю следует обеспечить сохранность, резервное копирование и архивирование цифровых кадровых данных.

2. ЭТК: электронные трудовые книжки

С 2021 года все вновь принимаемые сотрудники оформляются исключительно с использованием электронной трудовой книжки (ЭТК). В 2025 году уже большинство работников переведены на ЭТК. Работодатель обязан:

• Уведомить нового сотрудника о формате ведения ЭТК
• Передавать сведения в ПФР (через программу/оператора связи)
• Хранить информацию в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных

3. Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Для оформления электронных документов, имеющих юридическую силу, используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Работодатель обязан выдать такую подпись:

• Руководителю организации
• Ответственным за кадровое делопроизводство
• При необходимости — самому работнику, если он участвует в электронном документообороте

Без КЭП документы в электронном формате не считаются подписанными.

4. Обязательное хранение документов и учет персональных данных

В 2025 году повышенное внимание уделяется защите персональных данных сотрудников. Работодатель должен:

• Утвердить Положение о защите персональных данных
• Назначить ответственное лицо
• Соблюдать режим ограниченного доступа к персональной информации
• Не допускать утечек данных и несанкционированного доступа
• Обеспечить хранение документов в бумажном и/или электронном виде в соответствии с установленными сроками (например, трудовой договор — 50 лет)

Также следует учитывать требования архивного хранения и правила уничтожения документов после окончания сроков хранения.

5. Журналы учета и внутренний контроль

Даже при электронном документообороте многие формы учета по-прежнему требуют систематизации:

• Журнал регистрации приказов
• Журнал учета личных карточек
• Журнал учета трудовых книжек (если ведется бумажная форма)
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Организация должна обеспечить регулярное заполнение этих журналов — в электронном или бумажном виде — с сохранением возможности представить их при проверках.

6. Обновление форм документов и соблюдение актуальности

В 2025 году действуют новые формы и требования к оформлению кадровых документов. Работодатели обязаны:

• Использовать актуальные формы (в том числе форматы XML и PDF для ЭКД)
• Следить за изменениями законодательства (в частности, Приказ Минтруда № 320н и Постановление Правительства № 2464)
• Регулярно обновлять шаблоны договоров, приказов, заявлений и иных документов

7. Внутренние регламенты и автоматизация

Организация кадрового делопроизводства невозможна без четких внутренних инструкций:

• Регламента документооборота
• Описания процедур приема, перевода и увольнении
• Схем согласования кадровых документов
• Процедуры архивации и доступа к информации

В 2025 году особенно актуальна автоматизация кадровых процессов — от табеля учета рабочего времени до подписания трудового договора через мобильное приложение.

Что входит в кадровый учет

Прежде чем приступить к ведению кадрового делопроизводства, важно понять, что именно включает в себя кадровый учет. Это не просто подписание трудового договора и ведение личного дела. Кадровый учет — это целая система документации, процессов и отчетности, охватывающая весь путь сотрудника в компании: от найма до увольнения, включая все кадровые события в промежутке.

Правильная организация учета позволяет работодателю держать под контролем ситуацию в коллективе, соблюдать трудовое законодательство, защищать интересы как бизнеса, так и работников. Далее разберем, какие виды документов и операций входят в структуру кадрового учета.

Кадровый учет включает в себя:

• Оформление приема и увольнения сотрудников
• Ведение личных дел и личных карточек
• Ведение трудовых книжек (бумажных или электронных)
• Оформление отпусков, больничных, переводов
• Формирование приказов
• Составление локальных нормативных актов
• Учет рабочего времени
• Оформление дисциплинарных взысканий
• Взаимодействие с ФНС, ПФР и другими органами

Какие документы нужны в кадровом учете

Кадровый учет невозможно вести без четко оформленных и систематизированных документов. Они фиксируют отношения между работодателем и работником, подтверждают соблюдение закона и служат основанием для расчетов, отчетности и принятия управленческих решений.

Список документов зависит от размера организации, специфики деятельности и выбранной формы документооборота — бумажной или электронной. Однако есть обязательный минимум, который должен быть в каждой компании, где есть хотя бы один сотрудник. Ниже перечислим основные виды документов, которые необходимо оформить и хранить в рамках кадрового учета.

Обязательный кадровый пакет документов:

1. Трудовой договор
2. Приказ о приеме на работу
3. Личная карточка сотрудника (форма Т-2)
4. Трудовая книжка (если ведется в бумажной форме)
5. Штатное расписание
6. Правила внутреннего трудового распорядка
7. Положение о защите персональных данных
8. Должностные инструкции
9. Приказы о переводах, отпусках, дисциплинарных взысканиях
10. Журналы учета

Пошаговая инструкция по организации кадрового учета

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство: три способа

1. Внутренний специалист — нанять кадровика или поручить задачи текущему сотруднику.
2. Аутсорсинг — передать учет специализированной компании.
3. Специализированное ПО — использовать HR-системы: «1С:ЗУП», «Контур.Персонал», «СБИС Кадры» и другие.

Выбор зависит от масштаба бизнеса, бюджета и объема документооборота.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

Перед началом ведения учета:

• Ознакомьтесь с уставом, ОГРН, ИНН, приказом о назначении руководителя
• Убедитесь, что права подписи и ответственности распределены
• Проверьте наличие доверенностей, если кадровые функции делегированы

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Штатное расписание (форма Т-3) — обязательный документ, в котором указываются:

• Должности
• Оклады
• Количество ставок

Штатная расстановка — это фактический состав работников, который может отличаться от расписания.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Нужно подготовить минимум:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Положение о персональных данных
• Положение о командировках и отпусках

Все ЛНА утверждаются приказами и доводятся до сотрудников под подпись.

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Даже директор должен быть принят на работу:

• Издан приказ
• Подписан трудовой договор (с одним из учредителей — если это ООО)
• Внесены сведения в ПФР
• Оформлены документы по стандартной процедуре

Процедура оформления на работу одинакова для всех сотрудников.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Обязательные назначения:

• Ответственный за охрану труда
• Лицо, ведущее кадровые документы
• Специалист по пожарной безопасности (или внешний подрядчик)
• Лицо, ответственное за хранение персональных данных

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Типовые условия:

• Должность
• Режим работы
• Оплата труда
• Социальные гарантии
• Дополнительные соглашения (например, о неразглашении, дистанционной работе и другое)

Важно использовать актуальные формы и учитывать индивидуальные условия.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

С 2021 года бумажные трудовые книжки оформляются только по желанию работника. В 2025 году большинство сотрудников уже перешли на электронный формат (ЭТК). Что нужно:

• Получить согласие сотрудника на перевод бумажной книжки в электронный формат (или вести документ в бумажном виде)
• Передать данные в ПФР через систему ЭТК
• Назначить ответственного за ведение трудовых книжек

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Создайте шаблоны:

• Приказов
• Заявлений
• Служебных записок
• Анкет и опросников
• Журналов регистрации

Это ускорит процессы и снизит риск ошибок.

Шаг 10. Выпишите все режимы работы

Определите и зафиксируйте:

• Графики: пятидневка, сменный, гибкий
• Нормы рабочего времени
• Особенности для несовершеннолетних, инвалидов
• Графики отпусков, перерывов

Документы: графики сменности, табели учета времени, приказы об установлении режима.

Советы по ведению кадрового учета

Даже если в организации есть квалифицированный кадровик, ошибки в учете все равно возможны — особенно в периоды роста компании, смены персонала или при внедрении новых цифровых решений. Чтобы минимизировать риски и выстроить эффективную систему кадрового делопроизводства, стоит придерживаться ряда проверенных рекомендаций.

1. Регулярно обновляйте знания о законодательстве. Трудовое законодательство постоянно развивается. Ежегодно в силу вступают новые приказы, изменения в Трудовой кодекс, цифровые инициативы. Например, в 2025 году большое значение приобретает электронный документооборот и переход на ЭТК. Подписка на обновления Минтруда, участие в вебинарах и обучение сотрудников кадровой службы — разумная инвестиция.
2. Создайте систему контроля и внутреннего аудита. Проводите регулярные ревизии личных дел сотрудников, проверяйте наличие подписей, актуальность локальных нормативных актов и журналов учета.
3. Используйте кадровые программы и автоматизацию. Автоматизация позволяет сократить время на рутинные задачи и минимизировать человеческий фактор. При выборе ПО убедитесь, что оно поддерживает ЭКД и интеграцию с ПФР, ФНС, ФСС.
4. Разграничьте зоны ответственности. Важно четко распределить обязанности и оформить это документально. Приказы о назначении ответственных, должностные инструкции и регламенты помогут избежать «потерянных» задач и дублирования.
5. Не пренебрегайте хранением документов. Нарушения сроков хранения, отсутствие архива или несанкционированный доступ к персональным данным могут обернуться штрафами и проблемами с Роскомнадзором.
6. Обучайте новых сотрудников кадровой службы. Даже если у нового кадровика есть опыт, внутренние процессы в каждой компании отличаются. Подготовьте инструкции, шаблоны, чек-листы и программу адаптации для новых работников, отвечающих за кадры.
7. Формализуйте все кадровые процедуры. Процессы приема, перевода, увольнения, отпуска, командировок и больничных должны быть описаны в локальных нормативных актах или регламентных документах.
8. Общайтесь с сотрудниками прозрачно. Информируйте работников об их правах и обязанностях, вовремя знакомьте с приказами, инструкциями, изменениями в трудовых отношениях.

Ошибки при ведении учета

Даже опытные работодатели и кадровики не застрахованы от ошибок. Однако в кадровом учете любые неточности могут привести к серьезным последствиям: от штрафов и предписаний до судебных споров и восстановления уволенных сотрудников по решению суда. Ниже перечислим наиболее распространенные ошибки и объясним, почему их стоит избегать.

1. Отсутствие трудового договора или его ненадлежащее оформление. Самая грубая ошибка — это отсутствие трудового договора с работником. Иногда он заключается «задним числом» или устно, особенно в малом бизнесе. Последствия: штраф до 100 000 рублей, признание трудовых отношений с самого начала работы, доначисление налогов и взносов.
2. Неправильное оформление приема на работу. Совет: оформляйте комплект документов в первый же день выхода сотрудника на работу.
3. Ошибки в штатном расписании. Рекомендация: пересматривайте штатное расписание при структурных изменениях и ежегодно — в рамках плановой ревизии.
4. Отсутствие или устаревание локальных нормативных актов (ЛНА). Отсутствие обязательных ЛНА или несоответствие их требованиям закона — частая ошибка. Что делать: регулярно актуализируйте ПВТР, положение о персональных данных, положения о командировках и другие важные документы.
5. Неоформленные приказы и отсутствие журналов учета. Отсутствие приказов о приеме, переводе, отпуске, увольнении, командировках и других кадровых событиях — критичная ошибка. Важно: без правильно оформленного приказа невозможно подтвердить юридическую силу действия работодателя.
6. Нарушение сроков хранения и уничтожения документов. Некоторые кадровые документы должны храниться десятки лет. Пример: трудовой договор хранится 50 лет, а приказы об увольнении — не менее 5 лет.
7. Ошибка в работе с персональными данными. К этой категории относятся и такие ошибки, как публикация списков сотрудников без согласия или хранение паспортов в открытом доступе. Что нужно: разработайте и утвердите положение о ПД, получите согласия, ограничьте доступ к чувствительной информации.
8. Неправильное оформление увольнений. Распространенные ошибки: нет уведомления за 2 недели, не оформлен приказ, не выдана копия трудовой. Рекомендация: строго соблюдайте порядок, сроки и форму всех действий при увольнении.
9. Игнорирование требований электронного кадрового учета. В 2025 году электронный документооборот стал нормой. Совет: переходите на электронный учет только с соблюдением всех юридических формальностей.
10. Неправильное совмещение обязанностей кадровика с другими функциями. Это ведет к пробелам и двойной ответственности. Что делать: если кадровые функции совмещаются, обязательно оформите должностную инструкцию, приказ о совмещении и обеспечьте обучение.

Заключение

Организация кадрового учета — задача не из легких, особенно при запуске бизнеса. Но пошаговый подход позволяет справиться с этим даже без HR-отдела. Главное — системность, понимание законов и внимательное отношение к каждой детали. Правильно выстроенный кадровый учет снижает юридические риски, помогает наладить внутреннюю дисциплину и делает бизнес прозрачным и управляемым. Если не хотите тратить на это время — рассмотрите аутсорсинг кадрового делопроизводства, чтобы сосредоточиться на главном — развитии вашего бизнеса.

Вопрос-ответ