Формы ведения бухгалтерского учета

Организация бухгалтерского учета — обязательный элемент финансовой деятельности любого предприятия. Правильно выбранная форма учета помогает систематизировать финансовые операции, облегчить работу бухгалтера и обеспечить прозрачность бизнеса. В этой статье разберем, что такое формы бухгалтерского учета, как применяются и какие они бывают. Также рассмотрим, как выбрать подходящую для конкретной компании и как сформировать учетную политику в соответствии с выбранной формой.

Что такое формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета — это совокупность способов, методов и организационных решений, с помощью которых осуществляется документирование, обработка и систематизация данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Говоря проще, это «архитектура» учета: какие регистры используются, как взаимосвязаны документы, каким образом отражаются операции.

Каждая форма включает:

• Набор учетных регистров (журналы, ведомости, главная книга и другое)
• Способы обработки информации (ручной, автоматизированный или смешанный)
• Структуру документооборота (очередность записи, распределение ответственности)

Форма учета должна соответствовать особенностям предприятия — его масштабу, отрасли, численности персонала, структуре и используемому ПО. От правильного выбора формы зависят эффективность работы бухгалтерии и достоверность финансовой отчетности.

Основные виды форм

В российской практике существует несколько традиционных форм бухгалтерского учета. Каждая из них имеет свою специфику.

Мемориально-ордерная форма

Эта форма учета возникла одной из первых — ещё в дореволюционной России. Несмотря на свою возраст, она до сих пор используется, в основном в бюджетной сфере и на малых предприятиях.

Суть в том, что каждая операция фиксируется в первичном документе, затем на основании этих документов составляется мемориальный ордер — сводная проводка, которую вручную переносят в Главную книгу. Дополнительно ведутся регистры аналитического учета: карточки, ведомости и оборотные ведомости.

Особенности:

• Используется при небольшом количестве операций
• Требует высокой квалификации бухгалтера и аккуратности при ручной обработке
• Позволяет вести учет без применения специального программного обеспечения
• Все записи делаются вручную или с минимальной автоматизацией (например, в Excel)

Минусы:

• Очень трудоемкий процесс
• Высок риск ошибок при ручном вводе
• Трудно адаптировать для бизнеса с большим документооборотом

Подходит для ИП, не обязанных вести полноценный бухгалтерский учет, а также для организаций, которым важно соблюдение строгих документальных процедур (например, в бюджетной сфере).

Журнально-ордерная форма

Форма разработана для предприятий, на которых совершается большое количество однотипных операций. Каждая операция сразу попадает в специализированный журнал-ордер, сгруппированный по счетам бухгалтерского учета. Дополнительно применяются вспомогательные ведомости, которые затем сверяются с Главной книгой.

Для учета расчетов с поставщиками используется журнал-ордер по счету 60, а для учета расчетов с покупателями — по счету 62. Это позволяет упорядочить данные по направлению учета.

Преимущества:

• Повышенная скорость обработки информации
• Возможность использовать шаблоны операций
• Подходит для автоматизации — журнал-ордерную форму часто используют в 1С и других системах
• Легко адаптируется к средним и крупным предприятиям

Недостатки:

• Требует четкого контроля и сверки между регистрами
• Необходимость соблюдения формальных требований к заполнению журналов

Подходит для средних и крупных предприятий, включая производственные и торговые компании, с устойчивой структурой и регулярными типовыми операциями.

Автоматизированная форма

Наиболее прогрессивная форма учета, при которой все операции отражаются в специализированной программе (например, 1С, Контур.Бухгалтерия, Бухсофт, SAP и другие). Программа самостоятельно формирует проводки, регистры учета, бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Бухгалтер вводит первичные документы — счета, акты, накладные, — а система автоматически проводит операции по соответствующим счетам, формирует Главную книгу, журналы и отчетность.

Преимущества:

• Максимальное снижение ручного труда
• Автоматическая проверка на ошибки
• Быстрое формирование регламентированной и управленческой отчетности
• Интеграция с другими системами (банками, налоговой, торговыми площадками)

Недостатки:

• Требуется лицензия на программное обеспечение
• Возможность технических сбоев, зависимость от ИТ-инфраструктуры
• Необходимость обучения персонала

Подходит для компаний всех масштабов, в особенности — тех, кто активно развивается, ведет электронный документооборот или работает с большими объемами данных.

Упрощенная форма учета

Разработана специально для субъектов малого предпринимательства. Предусматривает ведение минимального набора регистров — зачастую достаточно только Книги учета доходов и расходов (КУДиР), если предприятие применяет УСН (упрощенный режим налогообложения).

Особенности:

• Отсутствует необходимость в ведении двойной записи и плана счетов
• Основное внимание уделяется учету доходов и расходов
• Учет можно вести самостоятельно или поручить аутсорсинговой фирме

Плюсы:

• Простота в применении
• Подходит для ИП и микробизнеса
• Минимальные затраты на ведение учета и сопровождение

Минусы:

• Ограниченный функционал
• Нельзя использовать при необходимости составления полной бухгалтерской отчетности (например, для получения кредита или участия в тендерах)

Подходит для индивидуальных предпринимателей, небольших ООО на УСН, самозанятых — при условии отсутствия требований к полной отчетности.

Как предприятию выбрать форму учета

Выбор формы учета зависит от нескольких факторов:

1. Организационно-правовая форма. ИП и микропредприятия могут использовать упрощенные формы учета, тогда как для ООО или АО требуется более сложная система.
2. Система налогообложения. На УСН и ПСН — допустима упрощенная форма с ведением КУДиР. На ОСН — потребуется полноценная бухгалтерия с формированием отчетности.
3. Отрасль и вид деятельности. Например, производственные предприятия используют журнально-ордерную форму для учета выпуска и себестоимости продукции.
4. Объем операций и штат бухгалтерии. При большом количестве операций лучше использовать автоматизированную форму. Небольшим компаниям подойдут классические или упрощенные формы.
5. Технические возможности. Автоматизация требует соответствующего программного обеспечения и специалистов.

Важно помнить: вне зависимости от формы учета, организация обязана соблюдать требования ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ПБУ, а также положения налогового законодательства.

Как формируется политика бухгалтерского учета

Политика бухгалтерского учета — это внутренний регламент, который определяет, как именно организация ведет учет. Она должна быть оформлена в письменной форме и утверждена приказом руководителя.

Основные разделы учетной политики:

1. Форма бухгалтерского учета. Указывается, какая форма используется: журнально-ордерная, автоматизированная и другая.
2. Методы учета. Выбор способов оценки активов, списания затрат, признания доходов (например, ФИФО, по средней стоимости).
3. План счетов и рабочий план счетов. Основной инструмент ведения учета. При необходимости дорабатывается под специфику компании.
4. Организация документооборота. Описывается порядок движения первичных документов, сроки хранения, ответственные лица.
5. Используемое программное обеспечение. Если учет автоматизирован — указывается наименование программы, версия и особенности учета.
6. Ответственные за ведение учета. Указывается, кто ведет учет: штатный бухгалтер, аутсорсинговая компания или удаленный бухгалтер.

Вопрос-ответ