Восстановление бухгалтерского учета. С чего начать?

По закону все компании обязаны вести бухгалтерский учет. Это касается и индивидуальных предпринимателей. Это необходимо для формирования актуальной и достоверной информации о деятельности ООО или ИП и имущественном положении. Учет ведется непрерывно для содержания в порядке финансовой и отчетной документации. Главный нормативный документ, который регулирует деятельность – Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Важно не допускать ошибок при заполнении документов и хранить всю первичную документацию для отчетности. Если это не происходит, то компанию могут ждать предписания и штрафы. Впрочем, есть возможность приведения в соответствие бухгалтерского учета. Как это сделать, расскажем в нашей статье.

Причины для восстановления бухгалтерского учета

Обстоятельства могут быть разными, но самыми популярными считаются несколько.

Компания вообще не вела учет

Такое может быть, если речь идет о малом бизнесе. Небольшие фирмы часто экономят на бухгалтере, что сильно влияет на ведение отчетности. Иногда по незнанию или халатности бухучет не ведется совсем. Иногда единственный работник увольняется и найти замену становится тяжело. Владелец бизнеса часто не разбирается в особенностях бухучета, поэтому не ведет его самостоятельно.

Наличие серьезных ошибок в бухучете

Это касается следующих:

• Наличие ошибок в заполнении документов – опечатки или отсутствие печати
• Нет первичной документации для подтверждения расходов
• Фальсификация документов по операциям, которые не производились
• Ошибки в корреспонденции счетов
• Ошибки в оценке при инвентаризации
• Ошибки в представлении бухгалтерской и налоговой отчетности

Проблемы могут возникнуть, если фирма нанимает некомпетентного или недобросовестного специалиста. Директор может не заметить, что учет не ведется неправильно. Правду могут вскрыть аудиторы или новый бухгалтер. Хуже всего, когда это делает ФНС во время проверки.

Изменение налогового режима в разгар работы

Напомним, что компании на УСН сдают отчетность в упрощенном виде. Однако если лимиты превышаются, то бизнес должен работать на ОСНО. Тогда нужно сдавать отчетность за год по общим правилам. Для этого необходимо поднять и пересмотреть все документы с начала года и заполнить стандартные отчетные формы. ИП после перехода на ОСНО должен платить налог на доход физических лиц, НДС и имущественный налог. ООО должно платить на ОСНО налог на имущество, добавленную стоимость и прибыль. Таким образом, важно сохранять все документы и правильно их заполнять. При этом месяц изменения режима налогообложения значения не имеет. Вступления вступят в силу с первого месяца текущего квартала.

Чтобы не получить проблемы, компания должна сразу предупредить налоговую о переходе на ОСНО. Это важно сделать не позднее 15 числа месяца, который следует за кварталом, в котором вы потеряли право быть на УСН. Не нужно забывать об этом, так как ФНС может наложить штраф.

Была утеряна бухгалтерская база

Это один из самых негативных случаев. ООО может лишиться документов по причине взлома системы или физической утраты, например, после пожара или наводнения. В отдельных случаях базу крадут недобросовестные сотрудники. Чтобы выйти из этой ситуации, нужно издать приказ директора о создании комиссии для расследования причин. Также важно получить справку из МЧС о пожаре или из УК о потопе. Это станет доказательством в ФНС. Докажут бедствие и акты выполненных работ по ремонту помещения. В ФНС и во внебюджетные фонды важно отправить уведомление об утрате документации и невозможности предоставить отчетность максимум в течение недели после происшествия. Позже нужно будет сообщить им о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Этапы восстановления бухучета

Бухгалтерский учет может быть восстановлен полностью или частично. Во втором случае могут восстановлены участки с зарплатным блоком или отчетность по налогу на прибыль. В целом восстановление состоит из двух этапов.

Этап №1 Анализ и оценка.

Важно грамотно оценить масштаб проблемы. Для этого нужно понимать за какой отрезок времени придется восстанавливать учет и какие документы сохранились. Что еще важно оценить? Наличие ошибок в документах и их грубость. Важно еще понять, какие документы обязательно нужны для учета. Например, при получении или отгрузке товара нужно сформировать накладную или запросить ее у контрагента. После предоставления или получения услуг — составить или запросить акт. Если актуальна уплата НДС, то нужно иметь счета-фактуры и накладные. Их можно запросить у контрагентов.

Проще выяснить, какой документации не хватает, если сохранена электронная база и нет документа на бумажном носителе. В этом случае документ можно просто распечатать из базы. Если документация совсем не велась, то это плохая ситуация. Здесь нужно только восстанавливать «первичку» по сверке с контрагентами.

Этап №2. Непосредственное восстановление бухучета.

Ситуация в каждой фирме индивидуальна. Однако общий порядок по восстановлению может выглядеть так:

• Инвентаризация ОС, денежных средств, материальных запасов, обязательств.
• Предварительная сверка расчетов с контрагентами, ФНС и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС).
• Восстановление «первички». Собственную можно сформировать вновь, другую – запросить у контрагента. Если бухучет не заброшен, то можно сделать запросы в инстанции на предоставление копий документов. Главное – делать это аккуратно, чтобы не спровоцировать проверку.
• Составление учетных регистров на базе восстановленных документов.
• Финальная сверка расчетов с контрагентами, налоговой и внебюджетными фондами. Если выявлены ошибки — их исправление.
• Формирование и сдача уточненной отчетности. Возможно, нужно необходимо выплатить недоимку по налогам и пени.

Иногда для выполнения этих работ необходимо пригласить стороннего специалиста на аутсорсинг. Это может стать дорогой услугой, так как специалисту придется разбираться в нюансах бухгалтерии с нуля. Проводки по восстановлению бухучета могут быть разными.

Советы по восстановлению бухучета

При восстановлении бухгалтерского учета учитывайте следующие моменты:

• Последовательность – важно восстанавливать документацию за более ранней период и постепенно увеличивать срок.
• Восстанавливать данные без ошибок. По итогам сверки информации не нужно забывать, что ФНС и фонды обладают сведениями, которые были предоставлены ранее в декларациях или отчетах. Важно не совершить ошибок при восстановлении или, наоборот, исправить их.
• Если некоторые первичные документы нельзя восстановить, то при пересчете налогов важно учитывать эти документы и сдавать декларацию с уточнением.

Последствия по итогам невосстановленного учета

Ведение бухгалтерского учета с ошибками или отсутствие некоторых документов может нести административную и даже налоговую ответственность. Это касается бухгалтера и руководителя. Что мы имеем в виду?

• Административный штраф от 5 до 20 тысяч руб. за грубые нарушения при ведении бухучета может составлять. При повторном нарушении дисквалификация ответственного лица на срок от 1 до 2 лет. К таким нарушениям относится отсутствие первичных документов или бухгалтерской отчетности в целом.
• Штраф от 10 до 30 тысяч рублей, если нарушения в налоговом учете не повлекли за собой занижения налогов. Если же возникла недоимка, сумма штрафа будет равна 20% от неуплаченного налога или взноса, но не менее 40 тысяч рублей.
• Штраф до 500 тысяч рублей при крупной неуплате налогов – более 15 миллионов рублей. Штраф взимается по статье УК РФ. Также возможна дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет и лишение свободы на срок до 6 лет.

Стоимость восстановления бухучета

Если бухгалтерский учет будет восстанавливаться силами бухгалтера, то это может войти в зарплату специалиста. В этом случае работы будут проводиться без лишних затрат. При приглашении специалиста на аутсорсинг важно смотреть на расценки на такие типы работ. На цену могут влиять такие факторы:

• Организационно-правовая форма – АО, ООО, ИП
• Система налогообложения
• Количество хозяйственных операций за период восстановления
• Число сотрудников в компании
• Период восстановления: чем он больше, тем дороже
• Объем утраченной документации
• Число и серьезность ошибок
• Срочность восстановления

Отметим, что при самостоятельном восстановлении сохраняются определенные риски. Чем сложнее предстоит работа, тем больше фактов указывает на то, что желательно пригласить профессионала. Бухгалтерия, которая уже нарушила правила ведения учета, скорее всего, не справится с такой задачей. Если новый бухгалтер будет обладать нужным уровнем компетенций, то эту работу можно доверить ему. Важно не допускать новых ошибок при исправлении старых.

Сразу скажем, что восстановить бухучет самостоятельно вполне по силам – это если нужно вернуть небольшое число документов (несколько десятков) за короткий период времени.

Итоги

Вести учет должны все компании и ИП. Эта обязанность закреплена в законодательстве, включая Налоговый кодекс и другие нормативно-правовые документы. Объем документов будет зависеть от формы организации. Если бухучету не уделять достаточное количество времени, то будут возникать ошибки. Не вести учет – это хуже вдвойне. Можно получить штраф. При серьезных нарушениях на руководителя и бухгалтера могут завести уголовное дело и назначить наказание вплоть до лишения свободы. Важно понимать, что восстановление бухучета — это сложный процесс, в котором нужно сначала понять, какие документы нужно восстановить и за какой период времени. Времени требуют и сами восстановительные мероприятия. Поручить восстановление учета можно любой компании на аутсорсинге. Это позволит не допускать новых ошибок.

Вопрос-ответ