Аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это сотрудники или другие люди, которые получают авансы из кассы или с расчетного счета для покупки товаров или услуг. Эти траты могут быть отнесены на операционные расходы, оплачиваемые безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит выданных сумм может проводиться для подтверждения операций, корректного их отражения в бухучете, а также для учета расходов. В нашей статье мы подробно рассмотрим аспекты этой финансовой процедуры.

Что входит в этот вид аудита?

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это список процедур, которые важно провести аудитору для понимания правильность отражения фактов хозяйственной жизни. Это важно для поиска ошибок в отчетности и их исправления. Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами обычно сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – это основной счет для расчетов с этими лицами. Также важно учесть кредитовые обороты по этому счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли. Если удалось установить соответствие сумм все счетах, то важно провести проверку сумм в авансовых отчетах и документах по расходам.

Основные процедуры здесь – следующие:

• Аудит соответствия списка лиц, которые получали деньги под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным директором компании
• Проверка соблюдения запрета на получение авансами сотрудниками, которые ранее не отчитались за полученные суммы
• Проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям
• Проверка наличия отчетных документов – чека, акта прием/передачи, талонам и других первичных документов
• Проверка документов об отправлении работника в командировку
• Проверка соответствия сумм суточных расходов и других трат по командировкам суммам, утвержденным в организации
• Проверка начисления НДФЛ по коллективному договору, который не нужно начислять на суточные сверх норм
• Аудит начисленного и возмещенного из бюджета НДС. Важно знать, что налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли
• Наличие в фирме счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, купленным подотчетными лицами
• Аудит отнесения определенных сумм представительских расходов на себестоимость продукции. Обычно это трансфер, питание во время корпоративных мероприятий и другие траты, которые не должны превышать 4% от фонда оплаты труда в фирме
• Контроль остатков средств на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере №7 на соответствие авансовым отчетам

Аудит этого типа предполагает использование метода сплошной проверки. Это означает, что каждый отчет должен быть тщательно проанализирован. Это делает работу трудоемкой, однако аудитор может удостовериться в точности представленных данных и наличии необходимых отчетных документов.

Основные ошибки, выявляемые в рамках аудита

Обычно типовые ошибки не предполагают преднамеренного хищения денег или подлога данных. Также подписание несуществующих командировок не входит в этот список. Представленные примеры – грубое нарушение законодательства и внутренних правил. К типовым ошибкам, которые чаще всего выявляются во время аудита, относятся:

• Выдача неправильных/некорректных сумм из кассы или перечисление таковых с расчетного счета
• Выдача средств сотрудникам, которые не могут получать такие средства
• Ошибки в оформлении авансовых отчетов
• Отсутствие приказа на оформление командировки или других документов
• Некорректное отнесение представительских расходов на себестоимость
• Несвоевременное получение отчетов от сотрудников
• Деньги были потрачены не на те цели, на которые они выдавались
• Отсутствие подтверждающих документов или неточное их оформление

В связи с этим могут быть получены следующие итоги по итогам проверки:

• Найдены задолженность подотчетных лиц или появились факты повторной выдачи средств
• Деньги были выданы не тем лицам
• Деньги выдавались слишком часто одним и тем же работникам для маскировки предоставления денег в долг
• Средства выдавались не на те цели, которые были заявлены в документах
• Расходы относили на себестоимость или прибыль некорректно
• Документы были оформлены неправильно

Все представленные замечания говорят о том, что в компании не налажена дисциплина работы с авансовыми и отчетными документами. Возможно, сотрудники недобросовестно исполняют свои обязанности. Важно, что при выявлении любых недостатков их важно вовремя устранить: наладить выдачу средств в компании, наказать ответственных лиц, исправить отчеты, обновить данные или внести их корректные варианты. Аудитору важно запросить расходы по всем документам.

Особенность проведения аудита

Под подотчетными средствами необходимо понимать, прежде всего, наличные, которые выдаются сотруднику. Их важно потратить в соответствии с распоряжениями руководителя. Что это может быть?

• Оплата расходов фирмы
• Проведение закупок
• Покрытие затрат на командировки
• Оплата трат на хозяйственные нужды
• Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности

Проведение расчетов с сотрудниками предполагает выделение денег в соответствии с Инструкцией ЦБ РФ. Обычно деньги из кассы выдаются на совершение мелких трат. Это может быть:

• Оплата топлива, запчастей или расходных материалов
• Проведение небольшого ремонта авто
• Представительские траты

Главная цель аудита – это подтверждение правильности наполнения проводимых операций. Аудит предполагает проверку расчетов и кассовых операций, что часто предполагает совмещение операций. Основные цели проведения аудита – следующие:

• Проверка соответствия операций нормативным актам
• Установление верности организации бухгалтерского учета
• Проверка правильности содержимого документации
• Установление правильности сформированного аналитического учета расчетов с работниками

Нормативная база по проведению подотчетных операций содержится в НК РФ, законе «О бухучете», постановлении правительства «О командировочных», «О суточных», ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте», планов счетов бухучета и других документах. Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Что при этом важно изучить аудитору во время проведения проверки?

• Отчеты
• Журнал регистрации
• Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку
• Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные
• Сметы представительских трат и приказы об их утверждении
• Бухгалтерский баланс
• Отчет о движении наличных
• Главную книгу
• Журнал-ордер №7

Порядок проведения аудита

Проверка должна проводиться на основании определенного порядка действий, который должен придерживаться бухгалтер, директор или другое проверяющее лицо. Основание – приказ руководства компании.

Проверка начинается с оценки сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и сведения, зафиксированные в главной книге. Помимо этого, необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета материально-производственных затрат, расходов, собственности компании. Вся информация должна соответствовать друг другу.

Далее проверяющий должен удостовериться в соответствии сведений из чеков, квитанций и прочих документов, которые предоставляются сотрудникам, информации из авансовых отчетов. В процессе проверки важно рассмотреть документы о подтверждении трат – чеки, квитанции, ордера, счета-фактуры, акты приобретений, накладные, удостоверения по командировочным тратам, а также билеты.

Далее аудитор сравнивает информацию из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам. Важно собрать максимальное количество информации правильного или неправильного ведения учета. Иногда для этого необходимо начать инвентаризацию. В процессе работы важно на все данные были подтверждающие документы. Если лицо не предоставило в бухгалтерию отчетные документы, то важно запросить их. После этого сотрудник в течение трех суток должен предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотрудник не должен передавать данные третьим лицам.

Как можно найти ошибки в отчетах?

Аудитор может найти недостаток данных во внутреннем контроле расчетов, проводимого ООО. Устранить эти недостатки можно предоставлением следующих документов:

• Список работников, которым выдавались наличные средства по приказу
• Заявления на получение наличных
• Визу руководителя, подтверждающую и утверждающую отчеты
• Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам

Если отчеты составлены неправильно, то они будут иметь следующие признаки:

• Несоответствие деятельности приказу об ограничении количества работников, которым выдают наличные деньги
• Срыв сроков сдачи отчетов
• Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были потрачены
• Появление задолженности у подотчетных лиц
• Выдача средств людям, которые не входят в штат фирмы

Важно понимать, что ответственными за организацию выдачи авансов и саму их выдачу ответственны руководитель компании и главный бухгалтер.

Методы осуществления проверки

Основной метод получения информации – интервью. Проверяющий должен составить список сотрудников и опросить каждого из них. Это поможет также получить первоначальные данные о компании. Далее могут использоваться следующие методы:

• Работа с документами – первичной документацией и отчетами
• Анализ и сравнение полученных данных
• Инвентаризация

На основании результатов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

Итоги

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это важная процедура, которая помогает учитывать правильность учета средств, выделенных на командировочные расходы и представительские траты. В ходе аудитору важно обратить внимание на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. При выявлении несоответствий в расчетах или недочетов в заполнении документов важно исправить все ошибки.

Вопрос-ответ