Расчет налогов и взносов с зарплаты сотрудников

Перед открытием ИП или ООО предприниматель должен понять, сколько сотрудников будут трудиться в компании и каким образом их необходимо оформить в штат. Конечно, нужно принять решение и по размеру заработной платы, так как от этого значительно зависит расчет НДФЛ и страховых взносов, отпускных и больничных, социальных пособий и многих других выплат. Также некоторые компании начисляют и выплачивают сотрудникам выплаты за стаж и вредные условия работы. Прежде всего, стоит отметить, что заработная плата не должна быть ниже МРОТ = минимального размера оплаты труда. Нужно учитывать не только федеральный, но и региональный уровень. Так, с 1 января 2024 года МРОТ составляет 19 242 рубля. В нашей статье мы рассмотрим вопрос расчета зарплатных налогов для предприятий.

Какие налоги уплачивают с заработной платы

Компании или ИП, которые платят зарплату и удерживают НДФЛ с выплат – это налоговые агенты. Статья 24 НК РФ гласит, что на них возложена обязанности по начислению, удержанию у сотрудника и перечислению налогов в бюджет РФ.

Расчет каких отчислений нужно произвести с заработной платы:

• НДФЛ – налог на доходы физических лиц. Это основной тип налога, который должен вычисляться в процентах с дохода всех работников. В зависимости от уровня доходов может быть 13 или 15%. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ НДФЛ удерживается из доходов работников при их фактической выплате.
• Страховые взносы – на пенсионное страхование, медицинское страхование и взносы по временной нетрудоспособности. С 2023 года их уплачивают в Социальный Фонд России в размере 30% в пределах установленной единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов. Если говорить о свыше установленной единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов, то размер будет 15,1%.

С 2023 года принят один размер предельной базы в объеме 1 917 000 рублей нарастающим итогом с 1 января. Важно знать, что взносы «на травматизм» начисляют и платят отдельно. Их ставка зависит от класса профессионального риска — от 0,2% до 8,5%. Чаще всего работодатели применяют ставку 1%.

Расчет налогов с заработной платы в 2023 году

Как мы отметили выше, НДФЛ вычисляют с заработной платы, премий, отпускных и пособия по временной нетрудоспособности. Налог нельзя начислять с пособий по беременности и родам, а также с выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Большинство выплат «попадают» под ставку 13%. Однако, если годовой доход выше 5 миллионов, то ставка возрастает до 15%. Важно знать, что высокая ставка применяется только на часть, которая превышает 5 миллионов рублей. Например, если за 2024 год у работника будет годовой доход 6 миллионов рублей, то 5 миллионов будут облагаться по ставке 13%, а еще 1 миллион – 15%.

Если зарплата не будет фактически выплачена по какой-либо причине, то у работодателя нет права начислять налог.

Важно учитывать и другой нюанс: если аванс и зарплата выплачиваются с 1 по 20 число, то НДФЛ начисляют один раз. Если эти выплаты перечисляют в другие периоды, например, 10 и 25 числа, то налог удерживают с каждой из выплат.

С каких выплат не учитывается НДФЛ?

Перечень этих выплат находится в статье 217 НК РФ. К ним относят:

• Суточные командировочных работников в пределах 700 рублей в командировках по России и в пределах 2 500 рублей в командировках за границей
• Единовременные выплаты в связи со смертью члена семьи
• Выплаты в связи с рождением (усыновлением) ребенка в пределах 50 тысяч рублей на одного ребенка
• Выплата за обучение
• Материальная помощь или подарки на работе в пределах 4 тысяч рублей в год
• Возмещение ипотечных процентов
• Государственные пособия, компенсации

При выплате таких перечислений их необходимо убирать из налогооблагаемой базы. Отметим, что часть работодателей могут использовать эту схему для экономии НДФЛ и страховых взносов. Это может быть законным вариантом, но при условии наличия документов и согласия со стороны сотрудника.

Можно ли уменьшить размер налогов?

Для уменьшения суммы НДФЛ в Налоговом кодексе предусмотрены налоговые вычеты:

• Стандартный – применяется при наличии детей определенного возраста
• Социальный – применяется при тратах на лечение или образование (на себя, супруга и детей при очной форме обучения)
• Имущественный – применяется при покупке недвижимого имущества
• Инвестиционный – применяется в отношении операций с ценными бумагами на индивидуальном инвестиционном счете

Вышеуказанные вычеты оформляются онлайн, через сайт ФНС, или у работодателя. Важно учитывать предельные значения по вычетам. Например, при покупке квартиры оформить налоговый вычет можно с суммы 2 000 000 за всю жизнь. Социальные вычеты можно вернуть с суммы 120 000 в год. Также размер выплаты ограничивается суммой уплаченных налогов в год.

Расчет страховых взносов с заработной платы

Как мы уже отметили, существует единый взнос в размере 30%. Также для работодателей предусмотрены льготные ставки. Взнос на травматизм составляет от 0,2 до 8,5%. Величина зависит от класса профессионального риска. Единый тариф работодатель платит в ФНС, а тариф «на травматизм» — в СФР. Эти взносы идут поверх расходов работодателя на зарплату, то есть не вычитаются из суммы зарплаты.

Также существуют калькуляторы страховых взносов для удобства подсчетов. Ими могут пользоваться все работодатели. Они позволяют точно рассчитать размер выплаты на основании ставки и величины заработной платы сотрудника.

Какие еще выплаты существуют?

Помимо заработной платы все работодатели должны учитывать траты на организацию рабочего места работника и разные компенсации – на проживание, проезд или обеды. До последнего считалось, что можно сэкономить при переводе работника на удаленный режим работы. Однако и здесь есть определенные обязательства. Например, в этом случае компания должны также за свой счет обеспечить сотрудника необходимой техникой для работы, например, ноутбуком или оформить компенсацию за пользование своим компьютером.

Незаконные способы «уйти» от выплат

Некоторые компании идут на различные ухищрения и уловки, чтобы не перечислять за сотрудников, прежде всего, страховые взносы. Рассмотрим некоторые схемы, которые могут привести к штрафам и предписаниям.

Просьба оформить самозанятость сотрудникам

Часть работодателей «придумали» переводить сотрудников на самозанятость, чтобы снизить уплату налогов и перевести на сотрудников обязанность по уплате страховых взносов. Такая схема стала распространена почти сразу, как власти ввели налог на профессиональный доход – НПД. Он позволил самозанятым легализовать доходы. Ставка предполагает уплату 4% с дохода при работе с физлицами, 6% — с юрлицами.

Выгода у компаний может быть большая – нет обязанности уплачивать страховые взносы за сотрудников. Также НДФЛ теперь должны начислять и платить сами сотрудники через специальное приложение ФНС. У этого решения есть большие минусы – работники фактически лишаются прав и социальных гарантий, включая отпуск, больничные и декрет.

Отметим, что выявить самозанятого можно через постоянное присутствие в офисе такого человека. Сотрудничать с таким человеком компании должны через соглашение ГПХ и только при условии, что от даты увольнения сотрудника из ООО или ИП прошло два года.

Оформление сотрудников в качестве индивидуальных предпринимателей

Еще один не самый законный способ уйти от расчета и выплаты зарплатных налогов. В этом случае сотруднику предложат оформить статус ИП и сотрудничать с компанией по договору. Что получает работник? Так, ИП на УСН «доходы» выплачивает 6% от фактически полученной прибыли. Также он обязан платить обязательные взносы на ОПС и ОМС. Если доходы ИП превысят 300 000 рублей в год, то уплачивается плюс 1% от суммы превышения.

Работодатель может компенсировать необходимые суммы в рамках 6%, однако сотрудник в любом случае лишается некоторых социальных прав и гарантий – например, возможности оформить больничный.

В отдельных случаях суд может признать договор с ИП в качестве трудового. Это возможно, если будет доказано, что он имеет признаки трудового – работник тесно интегрирован в рабочий процесс и каждый день выполняет определенные обязанности. Также у него может быть место в компании. Нелишними будут свидетельские показания других работников. Если выяснится, что фирма сокрыла трудовые отношения в договорах с ИП, то ей будут доначислены налоги.

Расчет налогов с зарплаты по договору ГПХ

С 2023 года сотрудники, оформленные по договору ГПХ, получили право на получение больничных, пособий по БиР и уходу за ребенком до 1,5 лет. Это связано с уплатой взносов со стороны работодателя. Взносы обязаны уплачиваться по трем видам страхования:

• Пенсионное — 20%
• Медицинское — 5,1%
• По временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 2,9%

Если договором ГПХ предусмотрено страхование от несчастных случаев и в связи с профессиональными заболеваниями, то начисляются и уплачиваются взносы «на травматизм».

Как работодатель отчитывается по НДФЛ?

Компании и ИП должны каждый год сдавать в налоговую расчет 6-НДФЛ, где отражается удержанная сумма налога. Сроки подачи НДФЛ – следующие:

• За первый квартал — до 25 апреля
• За полугодие — до 25 июля
• За 9 месяцев — до 25 октября
• За год — до 25 февраля следующего года

Если со старта календарного года налоги не начислялись и не уплачивались, то подавать «нулевую» 6-НДФЛ не обязательно, но лучше это сделать, чтобы налоговая не заблокировала счет. Если у работодателя более 10 сотрудников, которые получали выплаты, 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде. Если 10 человек или меньше — отчитаться можно как электронным образом, так и на бумаге.

Ответственность за неуплату НДФЛ

Не перечисление НДФЛ в бюджет грозит штрафами и наложением санкций. Размер – 20% от суммы невыплаченного. При умышленном удержании размер возрастает до 40%.

Санкции могут быть наложены на тех, кто сдает отчетность по НДФЛ с ошибками или нарушением сроков. Размеры – следующие:

• 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки
• 500 рублей – за каждый документ с неверными данными
• 200 рублей за каждый расчет, представленный неправильным способом

Ответственное лицо могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей при наличии ошибок в декларации. ИП и МСП могут избежать штрафа при первом нарушении.

Отметим, что компания может избежать штрафа за занижение НДФЛ. Для этого ему нужно сначала уплатить налог и пени, а затем подать уточненный расчет. Сделать это нужно до того, как ФНС найдет ошибку.

Вопрос-ответ