Правила оформления первичной документации. Порядок заполнения и оформления первичных документов бухгалтерского учета.

Термин «первичные документы» служит обозначением для подтверждения состоявшихся сделок налогоплательщиков, и он хорошо известен специалистам различного профиля. Первичные документы могут быть бухгалтерскими и налоговыми, подтверждая расходы, вычеты, льготы и т.п. Основное назначение — подтверждать события и хозяйственные бизнес-операции по продаже товаров, приобретению материалов, оказанию клиентских услуг и выплате заработной платы.

Здесь будет уместно рассмотреть более узкое понятие под названием «первичный учётный документ», которое приводится в ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». Оформление происходит в процессе или по окончании завершения любой хозяйственной операции. Особое внимание заполнению следует уделить покупателям, поскольку составление, как правило, осуществляется поставщиками.

В основе лежат требования законодательства. Это необходимо для того, чтобы правильно отражать расходы, подтверждать их и корректно рассчитывать налоговую базу. Базой для соблюдения стандарта является закон № 402. Начиная с 2013 года, формы допускается разрабатывать самостоятельно. Они должны быть отражены в политике фирмы.

Особенности работы и оформления бухгалтерской документации

Ст. 9 п. 2 ФЗ 402 подразумевает порядок заполнения первичных документов бухгалтерского учёта с наличием реквизитов, без которых они будут считаться юридически недействительными:

• названия и типа;
• даты создания;
• наименования предприятия или ИП/ООО;
• содержания бланка;
• показателей в натуральном и финансовом эквиваленте;
• данных лица, ответственного за процесс;
• подписей каждой из сторон.

Подобные данные служат основанием для отражения сведений в регистрах и обработки первичных документов в бухгалтерском учёте, согласно ст. 9 п. 3 ФЗ 402. Возможно использование форм, согласно стандартам, а также специальных форм, которые разрабатываются предприятиями.

Правила оформления первичной документации подразумевают не только физические форматы. Допускается электронная подпись (ЭП) двух сторон. Одностороннее заверение не допускается, иначе документ не имеет юридической силы.

Правила хранения

Стандартный срок хранения информации по учёту не может быть менее 5 лет. В наше время гораздо удобнее хранить её в электронном виде, заверять подписью и производить первичный анализ бухгалтерских документов. Так проще отслеживать информацию и вести поиск по заранее заданным параметрам.

Если бланк сохранён ненадлежащим образом или отсутствует, учёт расходов по нему или вычет НДС невозможен. Компания рискует получить штраф в размере 10–30 тысяч рублей и в более значительном размере, вплоть до привлечения руководителя и работников предприятия к административной ответственности. Возможно доначисление налога от ФНС и доплат не менее 2000 рублей за каждую единицу.

При утере создаётся специальная внутренняя комиссия для расследования причин утери. Если потребуется восстановление, привлекаются представители государственных органов, создаётся акт, оправляются письма и запросы. В случае безвозвратной утери допускается восстановление. Отправляется запрос контрагентам письменном виде, организациям по обслуживанию, банкам, в ИФНС, ПФР и ФСС.

Разделение по стадиям бизнеса

Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.

Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:

• наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
• электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.

Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:

• накладные по товарам;
• чеки на приобретаемую продукцию;
• акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.

Таким образом, каждой фазе бизнес-операции соответствует свой набор документов.

Состав первичной документации в бухгалтерии

Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.

Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:

• договоры;
• счета для оплаты;
• платежи;
• накладные на товары;
• акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
• счета-фактуры.

Этот список далеко не полный и не окончательный. Многое зависит от разновидностей операций и принятых особенностей. Состав может существенно варьироваться, и здесь приведены только основной перечень.

Как формируется документация

Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учёте, отражённый в ФЗ о «Бухгалтерском учёте» и самостоятельно составленный, предусмотрен в специальной политике. Формы бланков после разработки и принятия могут постепенно обновляться или дополняться, поскольку не являются статичными.

Значимую роль играет момент даты подписания лицом, совершающим сделку или операцию, либо оформившим событие. За это отвечает сторона поставщика в момент совершения хозяйственной деятельности или позже. Данные отражаются на бумажных и на физических носителях с простановкой ЭП.

Не менее важно понятие оправдательного документа, в котором отражено сообщение относительно факта с включением реквизитов. Здесь можно выделить фиксацию гражданско-правовых отношений субъекта экономики с сотрудниками, контрагентами, госорганами или при управлении экономическими подразделениями.

Оправдательный формат отличается следующими особенностями:

• не направлены на формирование фактов хозяйственной жизни и в них нет строгих реквизитов;
• идентификация не содержит информацию для проведения учёта;
• не предназначены для первичного учёта, но содержат необходимые реквизиты.

Получается, что по отношению к оформлению действуют общепринятые стандарты.

Ошибки и внесение правок

Важно не просто хранить финансовые данные, а править при появлении необходимости, согласно инструкции. Современные требования по внесению правок с обработкой первичных документов представлены в ФСБУ 27/2021, вступающих в силу с 2022 года. Исправления могут вносить исключительно лица, которые несут ответственность за ведение регистров. Существуют определённые правила:

• содержание реквизитов в формате даты и подписи лиц, должностей с фамилиями и расшифровкой инициалов или других для идентификации лиц;
• поправки в электронных формах при заполнении нового бланка;
• исправление при помощи корректировки на бланке. Ошибочный текст или сумма зачеркивается, а вверху указывается правильный текст или цифры. Поправки на бумаге исключены;
• корректировка записей счетов подразумевает сервировочную или дополнительную запись. В первом случае происходит внесение на сумму со знаком минус. Во втором случае записывается сумма с дополнением ошибочной записи до нужной величины.

Процедура внесения исправлений возможна, но подчиняется строгому регламенту.

Требования к документам на электронных носителях

Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.

Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.

По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.