Кадровый учет

Построение трудовых отношений между нанимателем и работником невозможно без специальной отчетности. В каждом бизнесе должен существовать специальный отдел, представители которого ответственны за оформление документации, отражающей и фиксирующей все внутриорганизационные изменения.

Основные положения

Кадровый учет – важная функция любой компании. Учет кадрового состава необходим наряду с налоговым и бухучетом. Без него функционирование организации невозможно. Данный вид деятельности относится к построению взаимоотношений между нанимателем и подчиненным. Каждое взаимодействие между данными сторонами необходимо документально фиксировать, что требует наличия специализированных знаний и опыта, а также непрерывного отслеживания изменений в российских законах. 

Ведение кадрового учета предполагает оформление документации по каждому трудоустроенному в компании работнику и по организации в целом. Кадровый учет обязателен для любого бизнеса -количество трудоустроенных сотрудников и организационно-правовая форма не имеют значения. 

Благодаря кадровому учету можно зафиксировать все внутриорганизационные передвижения, в том числе трудоустройство, увольнение с работы, смена должности, выход в отпуск, количество трудоустроенных лиц. 

Документальная фиксация движения работников – обязанность соответствующих специалистов. Учетная служба нередко состоит из ряда структурных подразделений, каждое из которых ответственно за выполнение определенной задачи – например: 

• Поиск работников, их трудоустройство и оформление. 
• Подготовка нанятых лиц к выполнению рабочих обязанностей, организация курсов по повышению квалификации, обеспечение условий для их дальнейшего профессионального развития. 
• Перечисление заработной, стимулирующей, социальной платы. 

Кадровый учет и управление кадровой службой можно передать сторонней организации на аутсорс. Это решает многие проблемы, связанные с сокращением издержек, организацией структуры и документированием всех изменений, происходящих на предприятии. 

Таким образом, кадровый учет – перечень методов и процессов, которые имеют отношение к фиксации штатных и внештатных работников, к документообороту. 

Основные составляющие

Элементы и принципы кадрового учета следующие: 

• Изучение делопроизводства, актуальных редакций ТК РФ и последних законодательных нововведений. 
• Ознакомление нанятых лиц с учредительной документацией, что позволяет предотвратить противоречия, спорные ситуации. 
• Создание типовой формы договора (необязательный шаг).
• Создание стандартных бланков, утверждение их набора. 
• Ведение регистрационных журналов и трудовых книжек. 
• Создание необходимых условий для хранения документации. 
• Организация архивного отдела. 

Необходимые документы

Для кадрового учета документы нужны следующие:

• Договор с каждым нанятым в компанию лицом.
• Штатное расписание. Каждая действующая должность указывается в соответствии со своей значимостью. Так, должность гендира указывается в документе первой, вспомогательные должности заключают перечень. 
• Действующие должностные инструкции. 
• Положение о защите личных данных сотрудников. 
• Положение о начислении зарплаты и других выплатах. 
• Правила внутриорганизационного распорядка.

Последние три документа обязательны для каждого руководства. Это локальные нормативные акты, которые должны быть в любом случае – организационно-правовая форма и количество трудоустроенных лиц значения не имеют. Если уполномоченные органы при проверке выявят их отсутствие, то нарушитель будет вынужден оплатить штраф в размере 30 тысяч рублей. Что касается отсутствия согласия на обработку персональных данных, то в этом случае сумма штрафа повышается и может составлять от 15 до 75 тысяч рублей. 

Также должны быть и другие документы:

• График отпусков. Продолжительность его хранения это – 12 месяцев. Необходимо, чтобы график был датирован не позже 14 дней до наступления того года, на который его и оформили. Сроки начинают отсчитываться на следующий день. В случае с графиком отпусков дата – 17 декабря. Важно знать, не совпадает ли этот день с субботой или воскресеньем. 
• Табель фиксации рабочего времени. В нем указывается, какое количество часов отработал каждый трудящийся. От указанных в табеле сведений зависит зарплата человека.
• Уведомление трудоустроенных лиц о выборе варианта ведения трудовой книжки. 
• Расчетный листок. 
• Приказы по трудоустройству. Хранятся на протяжении 50 лет. В них указываются такие сведения, как трудоустройство, внутриорганизационный перевод, увольнение, выход в отпуск по беременности, родам или уходу за младенцем, выход в неоплачиваемый отпуск, выход в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, зарубежные командировки и деловые поездки на территорию Крайнего Севера, изменение персональной информации. 
• Приказы, оформленные до 1 января 2003 года. В соответствии с № 43-ФЗ от 2 марта 2016 они хранятся в течение 75 лет. 
• Приказ о назначении на должность специалистов, которые несут ответственность за учет трудовых книжек, их ведение и соответствующее хранение. 
• Трудовые книжки, заполненные и хранимые специалистом на основе предыдущего приказа. 

Что касается приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, то его допускается составить в свободной форме. Главное – его наличие: в противном случае есть риск столкнуться со штрафом в 30 тысяч рублей. Но если именно руководитель заполняет и хранит трудовые книжки, то за отсутствие приказа штраф не назначается. Он вправе вести работу с любой документацией, не оформляя каких-либо приказов, поскольку у него есть соответствующие полномочия по уставу. 

Как организовать кадровый учет

Корректная организация рассматриваемой деятельности избавляет от многих проблем. Работа отдела учета – кадровая работа, которая ведется соответствующей службой. Необходимо фиксировать работу трудящихся, рассчитывать количество рабочих, нерабочих и больничных дней для корректного начисления зарплаты, расчета отпусков. Также необходимо своевременно подавать информацию в бухгалтерию. 

Специалисты организуют поиск подчиненных, их набор, оформляют их в соответствии с нужной квалификацией. Для быстрого и эффективного подбора существуют отдельные стратегии – например:

• Отправка данных об актуальных вакансиях в службу занятости населения, на сайты по поиску работы.
• Использование методик отбора, тестирование кандидатов на должность. 
• Проведение мероприятий, направленных на адаптацию сотрудников в новом коллективе и на новой должности. 
• Обеспечение условий для повышения квалификации. 

Специалисты обязаны своевременно направлять информацию о подчиненных в ПФР РФ, страховые организации, ФНС, ФМС. 

Организация отчетности

Порядок осуществления этой деятельности зависит от масштабов конкретного бизнеса. 

Ведение кадрового учета требует формирования структуры отдела, расчета необходимого количества специалистов. Эти факторы зависят от того, сколько всего людей работают в фирме, и какую деятельность ведет организация. 

• Так, если в фирме работают до 100 людей, то отдел может состоять из 1-2 специалистов, ответственных за ведение кадрового учета. Также в небольших фирмах соответствующие обязательства могут выполнять гендир или главбух – тогда отдельный специалист не назначается. 
• В средних компаниях, где работают 100-500 людей, отдел должен состоять из 3-4 специалистов. 
• Оптимальное количество сотрудников в корпорациях, штат которых состоит минимум из 500 лиц, составляет 7-10 специалистов.

Кадровики активно сотрудничают с другими отделами. Так, взаимодействие с бухгалтерией необходимо для корректного начисления и своевременной выплаты зарплаты. Кадровики направляют в бухгалтерию документацию, копии приказов о трудоустройстве, увольнении, о деловых поездках, отпусках, о стимулирующих и мотивационных выплатах или штрафах. 

С юридическим отделом кадровики взаимодействуют для того, чтобы своевременно получать все необходимые данные о последних нововведениях в российских законах. Также представители юридического отдела обеспечивают кадровиков консультациями и юридической поддержкой на любом этапе деятельности. 

Основные преимущества аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет оптимизировать расходы на ведение коммерческой деятельности, уменьшить затраты и более эффективно формировать штат. 

Также аутсоринг предполагает передачу обязанностей по подбору и найму сотрудников, связанному с ними делопроизводству специалистам сторонней компании. Иногда передача данных обязанностей на аутсорс – единственный выход для бизнеса. 

К преимуществам такого решения относятся следующие: 

• Отсутствие расходов на поиск и формирование штата. 
• Отсутствие выплаты зарплаты, социальных выплат, налогов на кадровиков. 
• Отсутствие необходимости нести расходы на организацию рабочего места для кадровиков. 
• Увеличение производительности труда и прибыли благодаря профессиональному подбору работников. 

Передача обязанностей на аутсорс предотвращает человеческий фактор. Если отсутствуют кадровики, значит, владелец не столкнется с ситуацией, когда на работу принимаются люди, близкие для данных сотрудников. Решение о принятии конкретного сотрудника на работу максимально независимое и объективное: оно зависит только от знаний, умений, навыков и образования кандидата на должность. 

Переход на аутсорс оптимален в таких ситуациях: 

• Руководитель по каким-либо причинам не может позволить найм профессионального и квалифицированного кадровика. 
• Владелец предприятия не желает формировать в его структуре соответствующее подразделение. 
• Бизнес стремится всеми силами сократить издержки для обеспечения экономии и оптимизации расходов. 
• Трудоустроено большое количество людей, и кадровики не в состоянии выполнить внушительный объем задач. 
• У предприятия есть несколько филиалов, однако данные о штате должны проходить обработку в одном и том же месте. 
• Зарубежная организация открывает на территории РФ представительство. 

Таким образом, передача обязанностей на аутсорс позволяет руководителю сосредоточиться на основной коммерческой деятельности, избавившись от необходимости решать второстепенные, рутинные задачи. 

К тому же держать минимальное количество работников в штате может быть выгодно и по другим причинам. Так, если фирма считается малой, то она вправе претендовать на определенные льготы, государственную поддержку. Специалисты аутсорсингового агентства выполняют обязанности в интересах руководителя, однако последний не нанимает их в штат, сохраняя минимальное количество работников в своей организации в личных интересах. 

Основные ошибки

Практика показывает, что ведение кадрового учета нередко сопровождается следующими ошибками: 

• Договор заключен в одном единственном экземпляре. 
• В договоре нет даты его регистрации, нет подписей руководителя и нанятого лица. 
• В договоре, оформленном для нанимателя, нет подписи подчиненного о том, что тот получил свой экземпляр. 
• Человека приняли работать в компанию на испытательный срок, однако условия последнего в трудовом договоре не прописаны. 
• В договоре не указана конкретная сумма зарплаты, которая полагается работнику, нет информации о том, когда и где она будет выплачиваться. Однако если сроки выплаты зарплаты указаны в правилах внутриорганизационного распорядка труда, то дополнительно прописывать их в договоре нет необходимости. 
• Не указан режим выполнения обязанностей и ухода в отпуск, если данный режим не согласуется с тем, который установлен в правилах внутриорганизационного распорядка труда.

Нередко наниматели или представители кадровой службы учета допускают ошибки, связанные с некорректным ведением трудовых книжек. Это тоже ведет к неприятным юридическим последствиям. Например:  

• Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник не расписался в ней после подписи начальства. Это обязательный шаг: увольняемый работник должен удостовериться в корректности всех записей, которые указаны нанимателем, и поставить свою подпись после подписи работодателя. 
• Отсутствует сотрудник, который несет ответственность за корректное ведение и оформление трудовых книжек подчиненных, за своевременное указание информации о деятельности подчиненных в электронном формате. 
• Информация о работнике отсутствует – например, если он получил высшее образование. 
• В трудовой книжке некорректная нумерация. 
• Запись о переводе работника отсутствует. 
• Наниматель отказывает оформлять трудовую книжку студенту, который подрабатывает одновременно с учебой в вузе. 
• Информация о работе указана в трудовой книжке в несоответствующей форме, с ошибками.
• Отчетность по трудовым книжкам ведется специалистом или руководителем некорректно или полностью отсутствует. 
• Раздел информации о подчиненном пустует, его подпись отсутствует. 
• Наименование нанимателя указано в сокращенной, неполной форме. 
• Уволенный подчиненный получил трудовую книжку по почте, хотя тот не отправлял в заявление в письменной форме с данной просьбой. 

Нередко ошибки возникают и при ведении личных дел подчиненных. Открытие документов осуществляется после трудоустройства человека, закрытие – после увольнения. К ошибкам относится: 

• отсутствие важных справок в личном деле (или наличие тех справок и бумаг, которых быть не должны);
• несоблюдение порядка документов; 
• отсутствие своевременной сверки личных дел. 

Также ошибкой выступает передача личных дел третьим лицам и фирмам. Если в личном деле подчиненного хранятся копии его личных документов, то нанимателя могут привлечь к административной ответственности по причине его несоблюдения положений законодательства о персональной информации. 

Правильное ведение личных дел подчиненных необходимо для того, чтобы обеспечить быстрый доступ к запрашиваемой документации и их надежную защиту. 

При этом ведение личных дел обязательно только для гражданских, муниципальных госслужащих. 

Внимание! Вышеперечисленные ошибки необходимо полностью исключить или хотя бы свести к минимуму. В противном случае владелец организации рискует столкнуться с неприятными последствиями и юридической ответственностью. 

Трудовая книжка, сведения о деятельности подчиненного по форме СТД-Р важны для каждого человека. Именно в них записан накопленный стаж на протяжении его жизненного пути. Ошибки и нарушения, связанные с оформлением трудовой книжки, необходимо исключить или минимизировать. Перечисленные выше ошибки бросают тень на репутацию не только на руководителя, но и на все его предприятие. Дополнительно руководство рискует столкнуться с санкциями, штрафами, прочей финансовой ответственностью. 

По этой причине ведение кадрового учета можно доверять только надежным аутсорсинговым агентствам, представители которых полностью разбираются в ТК РФ и отслеживают все малейшие изменения в этой сфере.

Краткая справка: Форма СТД-Р направляется в ПФР. В ней содержатся данные о подчиненном, о характере его трудовой деятельности, переводах на иную постоянную должность, об увольнении, о причинах разрыва договора. 

Зачем нужно учитывать персонал

Ведение кадрового учета преследует следующие цели: 

• Обеспечение корректности использования сотрудниками рабочих часов. 
• Контроль над соответствием должностей и зарплат подчиненных штатному расписанию. 
• Контроль над расчетами с трудящимися, с ФНС и фондами для своевременного выполнения налоговых обязательств, обязательств по соцстрахованию подчиненных.
• Поддержание внутриорганизационной дисциплины. 
• Своевременная фиксация изменений в официальных бумагах. 
• Сбор статистики по «текучке», разработка мероприятий для ее минимизации.

Итак, кадровики должны отслеживать корректность и своевременность отражения тех изменений, которые происходят в подсистеме предприятия. 

Ошибки могут привести к неприятным последствиям – например, к гражданско-правовой, административной (штрафы), уголовной ответственности. Главный контролирующий орган, который отслеживает корректность деятельности в сфере кадрового учета, – Государственная трудовая инспекция. 

Дополнительно документацию вправе запросить и представители ФНС. При ее непредставлении руководитель рискует столкнуться с юридическими последствиями по ст. 126 НК РФ.

Частичный аутсорсинг для крупного бизнеса

В такой ситуации делопроизводство передается сторонним сотрудникам, а собственные работники компании решают все вопросы, касающиеся управления. Результат – сосредоточенность собственных работников на штате, передача всех рутинных задач по оформлению документации на аутсорс. Подобное решение особенно выгодно для крупного бизнеса. 

Как фиксировать изменения в штате

Процесс кадрового учета требует документирования всех фактов, которые происходят в системе официальных отношений и ресурсов. При трудоустройстве каждого человека и при его увольнении специалист кадрового учета должен создать приказ и завести на нового сотрудника его личное дело – совокупность документов на трудоустроенного работника.

В личном деле необходимо зафиксировать: 

• Опись документов на сотрудника (о трудоустройстве, назначении на должность, внутриорганизационном переводе, выходе в отпуск).
• Анкету по кадровому учету, дополнения. 
• При необходимости – автобиографию. 
• Копии документации об образовании сотрудника, включая свидетельства, подтверждающие повышение квалификации, переподготовку, прохождение курсов. 
• Письменные рекомендации от предыдущих нанимателей, характеристики с прошлых мест трудоустройства. 
• Дополнительные сведения – например, публикации кандидата на должность в научных издательствах. 

Также специалист по кадровому учету должен вести табели фиксации рабочего времени, расчета зарплаты, ведомости. 

Таким образом, деятельность по документальной фиксации штата – сложная и ответственная работа. Во многих случаях выгоднее и проще переложить данные обязанности на надежное профессиональное агентство, которое дорожит своей репутацией и сделает все, чтобы обеспечить конфиденциальность подобных вопросов.