Электронный кадровый учет: особенности организации

Сегодня Трудовой кодекс РФ не запрещает работодателям организовывать электронный документооборот (ЭДО) на предприятии. Это касается полного электронного ведения, без дублирования на бумаге. В этой статье мы подробно расскажем, какие нюансы нужно учитывать при организации кадрового электронного документооборота (КЭДО) и как перейти на эту систему.

Важность и актуальность КЭДО

Сегодня компании активно используют электронный документооборот. Это касается обмена разными документами с контрагентами и партнерами – счетов-фактур, договоров и многих других важных документов. Тренд затронул и кадровые документы. Постепенно в электронный формат стали переводить больничные листы и трудовые книжки. Масштабный эксперимент по переходу на КЭДО стал происходить с 2020 года. Тогда крупнейшие компании стали вести и подписывать кадровые документы в электронном формате. Это стало особенно удобно для трудоустройства удаленных сотрудников или других работников, которые работают дистанционно – вдали от основного офиса.

С 2021 года в ТК РФ появились статьи 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С 2022 года вводится возможность для работников просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале «Госуслуги», с 2023 года – уточняются правила хранения электронных кадровых документов.

КЭДО всегда предполагает создание, подписание, использование и хранение документов только в электронном виде без копирования на бумажном носителе. В 2024 году многие компании оптимизировали свои кадровые процессы через ЭДО. Он, безусловно, не является обязательным для предприятий. Однако современные компании, скорее, должны перевести кадровый документооборот в электронный формат.  

Преимущества и недостатки цифрового документооборота

КЭДО имеет некоторые преимущества. В основном можно отметить – следующее:

• Более тесное взаимодействие с сотрудниками
• Более быстрое подписание кадровых документов
• Оптимизация бюджета

Из недостатков можно отметить высокую стоимость таких систем, риски утери или кражи данных, отказ сотрудников от перевода документов в электронный формат. Но несмотря на это, то большие компании активно переводят работников на КЭДО, для чего нужно иметь электронные подписи (ЭП) для работников, внутренние документы для легализации ЭДО, а также электронную систему кадрового электронного документооборота.

Документы для перевода в ЭДО

Статья 22.1 Трудового кодекса РФ разрешает оформлять не все кадровые документы в цифровом формате. Часть из них ведутся только в том виде, который выбрал работник, другие – исключительно в бумажном виде. Впрочем, 90% документов уже можно переводить в ЭДО. Рассмотрим все виды подробнее.

Какие документы можно перевести в электронный формат по желанию работника?

• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
• Заявление о выдаче документов, связанных с работой
• Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Какие документы переводятся в КЭДО по желанию компании?

• Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
• Локальные нормативные акты
• Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
• Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Какие документы должны оставаться в бумажном формате?

• Оригиналы трудовых книжек
• Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1
• Приказы (распоряжения) об увольнении работника
• Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Соблюдение общих требований

Статья 22.1 Трудового кодекса РФ определяет, что при создании электронных документов необходимо соблюдать общие требования. В соответствии с этим Приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н утвердил Единые требования к составу и форматам документов, связанных с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Эти требования вступили в силу 1 марта 2023 года.

На что нужно обратить внимание в рамках работы?

• Единые требования не обладают обратной силой, что означает, что электронные документы, созданные до их утверждения, не требуют приведения в соответствие с новыми форматами.
• Наименования структурных элементов электронного документа четко установлены в Единых требованиях.
• Основную часть электронного документа и его приложения необходимо разделять на отдельные файлы.
• Запрещено использовать присоединенную электронную подпись для подписания; разрешается только отсоединенная или открепленная ЭП.
• Если документ подписан простой электронной подписью (ПЭП), то файл подписи не требуется, однако в описании документа следует указать соответствующий признак этого вида подписи.
• Описание электронного документа должно быть составлено по итогам подписания основной части и приложений сторонами трудовых отношений.
• Работодатель не обязан оформлять приложение к описанию электронного кадрового документа по Единым требованиям: это приложение представляет собой справочник кодов кадровых документов, которые, согласно Трудовому кодексу РФ, могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используется работодателями, которые приняли решение о переходе на электронный документооборот и утвердили локальные нормативные акты и перечень документов, оформляемых в электронном формате. Только эти документы должны соответствовать Единым требованиям.

Как происходит переход на электронный документооборот?

Организация, которая решила перейти на кадровый электронный документооборот, должна разработать локальный нормативный акт. Это может быть отдельное положение или добавление раздела в правила трудового распорядка.

В документе необходимо указать:

• Информацию о используемых информационных системах (ИС)
• Порядок доступа работников к ИС работодателя
• Перечень документов, которые будут переведены в электронный формат
• Категории работников, с которыми будет осуществляться электронный кадровый документооборот
• Срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и их праве согласиться на электронное взаимодействие
• Дату начала применения ЭКДО, которая не может быть ранее окончания срока уведомления
• Сроки и частоту подписания работниками электронных документов или ознакомления с ними
• Порядок проведения инструктажей для работников по вопросам кадрового ЭДО
• Исключительные случаи, когда допускается оформление документов в бумажном виде
• Процедуры взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости)

Особенности использования электронной подписи

Есть три типа электронных подписей:

• Простая электронная подпись — ПЭП
• Усиленная неквалифицированная подпись — НЭП
• Усиленная квалифицированная — КЭП

Также есть отдельные типы электронных подписей для работы в системе «Работа России» и так называемый Госключ. Тип подписи выбирается на основании решаемых задач – автоматизации процесса учета, подписи внутренних актов, подписи заявлений и многого другого.

КЭП и НЭП выпускает любой удостоверяющий центр. ПЭП может выпустить работодатель в собственной информационной системе. За КЭП сотруднику нужно поехать в офис удостоверяющего центра. НЭП можно получить удаленно или в офисе компании-работодателя. НЭП «Госключ» сотрудник может сформировать в приложении «Госключ».

Итоги

Если компания еще не перевела документооборот в электронный формат, то можно это сделать в любой момент. Это касается локальных актов и документов, связанных с работой сотрудников – график отпусков, табель, больничные и многое другое. Документооборот можно вести внутри корпоративной сети или воспользоваться сторонними надежными программами.

Вопрос-ответ