Документы для расчета заработной платы

Документы для отражения заработной платы необходимы для отражения в бухгалтерии соответствующих расходов. Эти расходы связаны с начислением и выплатой заработной платы, премии и других выплат по итогам работы. Важно, чтобы документация была оформлена тщательно и без арифметических ошибок. Для отражения можно применять электронный и бумажный документооборот. Подробнее о необходимых документах мы расскажем в нашей статье.

Законодательные основы  

Для корректного отражения всякой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь правильно оформленные первичные документы. Это обязанность прописана в пункте 1 статьи 9 закона «О бухгалтерском учете». Закон вводит важное уточнение – форму для отражения расходов каждая компания может утверждать самостоятельно. Соответственно, применение унифицированных форм первички не обязательно кроме некоторых исключительных ситуаций. Одно из обязательных условий – наличие определенных реквизитов в документации. Впрочем, не существует запрета на применение унифицированных форм, поэтому директор компании обязан самостоятельно решать, какие формы первичных документов можно использовать:

• Унифицированные формы
• Самостоятельно разработанные формы с обязательными реквизитами
• Комбинация первых двух форм

Принятое решение должно быть зафиксировано в учетной политике, к которой приложены формы первичных документов организации.

Важность составления первичных документов

Правильное ведение бухгалтерского учета – важная составляющая любого бизнеса. Это позволит избежать штрафов со стороны налоговой и других надзорных органов. Руководство компании должно уменьшить эти риски и потенциальные убытки. Правильное составление и наличие в бухгалтерии первичных документов – отличный способ снизить пристальное внимание со стороны надзорных органов.

К слову, это касается бумаг в бухгалтерии и в кадровом отделе. Руководитель и его сотрудники должны защищать свои интересы, в том числе, за счет разработки локальных нормативных актов и учета всех необходимых первичных документов.

Правила составления первичных документов

Важно рассмотреть первичную документацию по зарплате, необходимые для учета расчетов с работниками. Далее мы перечислим унифицированные формы, которые можно адаптировать на основании потребностей бухгалтерии. Важно сохранять реквизиты, которые перечислены в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

• Название документа
• Дату составления
• Название экономического субъекта, составившего документ
• Название факта хозяйственной деятельности
• Величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения
• Должность сотрудника, совершившего операцию и ответственного за ее оформление

Первичка по оплате труда должна быть оформлена на бумажном или электронном носителе. Последний формат должен иметь электронную цифровую подпись.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Заработная плата начисляется работнику на основе количества отработанного времени. Для учета этого времени применяются форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных листов, справок, заявлений и приказов.

Платежно-расчетная ведомость

Существует несколько типов первичных документов по учету заработной платы:

• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49)
• Расчетная ведомость (форма Т-51)
• Платежная ведомость (форма Т-53)

Форма Т-49 – это объединение форм Т-51 и Т-53, что позволяет бухгалтерии составлять либо одну расчетно-платежную ведомость, либо разные ведомости этого типа. Объединенный документ необходим для расчета и выплаты зарплаты наличными из кассы фирмы. В документе важно указать номер и дату составления, а также поставить подпись руководителя и главного бухгалтера. Также важно отметить общую сумму выплат всем сотрудникам, а также начальную и конечную дату выдачи зарплаты из кассы. Срок составления – пять рабочих дней.

Документ включает сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтерия должна зафиксировать все начисленные суммы по разным типам выплат. Это же касается удержаний за период времени, когда производится выплата зарплаты, авансов, премий, отпускных и других сумм.

Лицевой счет сотрудника

Каждый работник компании должен иметь лицевой счет, который ведет бухгалтер по форме Т-54. Он отражает личные данные, ИНН, СНИЛС, данные о супругах и детях. Также в нем отражают сведения об осуществлении трудовой деятельности – дата приема на работу, переводы из отдела в отдел, увольнения, изменения оплаты труда, данные об отпусках и другие данные.

Каждый месяц бухгалтерия вписывает в лицевой счет информацию об отработанном времени, начисленной зарплате и другим типам выплат, об удержаниях из зарплаты и больничных листках. Последний столбец содержатся данные о сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или перед работником.

Расчетный лист

Согласно нормам закона компания обязана выдавать расчетный лист вместе с заработной платой. Документ содержит всю сумму по зарплате за месяц и то, из чего она складывается. Зарплата делится на две части – аванс и основную сумму. Однако выдавать расчетный лист лучше один раз – после полного расчета. Если выдать лист после аванса, то расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Документ может быть составлен в любой форме – унифицированной Т-12 или Т-51. Впрочем, компания может разработать свою форму. Главное – закрепить ее в учетной политике. В расчетном листке должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и прочее. Также прописывают все удержания – НДФЛ, алиментные платежи и другое. В конце получается сумма к выплате, которую сотрудник получает на руки.

Расчетный лист выдается на бумажном носителе в кассе или отправляется сотруднику на электронную почту.  

Зарплатный проект

Зарплатный проект предполагает перечисление зарплаты на банковскую карту. Чаще всего такая схема практикуется постоянно – из месяца в месяц. В отдельных случаях это может быть разовая акция. Зарплата может переводиться отдельно или в рамках зарплатного проекта в любом из банков. В последнем случае работнику открывают лицевой счет и выпускают карточку в этой финансовой организации.

Для перечисления зарплаты на банковскую карту необходимо написать заявление у работодателя и приложить реквизиты карты. Если компания уже имеет договор с определенной финансовой организацией, то новый сотрудник должен подписать заявление о выпуске карты в рамках действующего зарплатного проекта или подать реквизиты карты, которая подходит под этот проект.

Если работнику удобнее получать зарплату наличными в кассе, то не нужно подписывать никаких заявлений.

Отметим, что любой способ перечисления зарплаты работникам должен быть прописан в коллективном договоре или в кассе организации должен быть прописан в коллективном договоре, трудовом соглашении, а также в приложении к ним.

Другие первичные документы

Указанные документы считаются основными. Также для отражения фактов применяются другие документы, в которых отражаются расчеты по заработной плате:

• Трудовой договор или договор гражданско-правового характера, где должны быть прописаны система и размер оплаты труда
• Приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада
• Заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы
• Приказы на выплату премий и бонусов
• Листки нетрудоспособности; заявления и приказы на командировки
• Заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении
• Другая документация, которая имеет непосредственное отношение платы или влияющие на ее размер

Санкции за отсутствие первичных документов

Отсутствие первичных документов по заработной плате или неправильное их оформление может быть наказано штрафом, который накладывается на должностное лицо или компанию. Административная ответственность предусмотрена ст. 5. 27 КоАП.

Размер штрафов:

• Для компаний — от 30 000 до 50 000 рублей
• Должностных лиц (директор или главный бухгалтер) – от 1 000 до 5 000 рублей
• ИП – от 1 000 до 5 000 рублей

В отдельных случаях можно ограничиться предупреждением. При повторном нарушении штрафы возрастают. Их размер – следующий:

• Для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей
• Для ИП и должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей

Должностные лица могут быть дисквалифицированы при повторных нарушениях на срок от года до трех лет.

Отсутствие первичных документов по начислению, расчету и выплате заработной платы — это серьезное нарушение правил бухгалтерского учета согласно статье 120 НК. Компания может получить штраф — 10 000 рублей или 30 000 рублей, если нарушение повторное.

Если из-за отсутствия первичных документов была искажена налоговая база (по части ее уменьшения), то компания может получить штраф в размере 20% от суммы не доначисленного налога, но не более 40 000 рублей. По заявлению налоговой суд также может применить к должностным лицам организации административную ответственность. Это штраф на сумму от 300 до 500 рублей за непредоставление первичных документов, которые необходимы для налогового контроля.

Итоги

Первичная документация по начислению и выплате зарплаты должна составляться в бухгалтерии и всегда находиться в доступе на случай проведения налоговой проверки или аудита. Компания при этом может использовать унифицированные формы или использовать собственные. При наличии электронной цифровой подписи можно вести документооборот в электронном виде. Для этого используют подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Вопрос-ответ