Постановка на учет филиала в налоговом органе

Сущность обособленного подразделения юридического лица

Обособленным подразделением (филиалом) называется отделенная территориально часть предприятия, имеющая как минимум одну постоянную рабочую зону.

Подразделение считается имеющим законную юридическую силу только в том случае, если оно учреждается на период не менее одного месяца.

Критерии утверждения обособленного подразделения фирмы

В силу положений НК РФ филиал может быть признан обособленным и выполнена постановка на учет филиала в налоговом органе при соответствии некоторым критериям, а именно:

1. Подразделение находится не в том же месте, в котором располагается головное предприятие;
2. В подразделении находится как минимум одна рабочая зона, при этом она должна быть стационарной;
3. Создается на срок не менее одного месяца;
4. Подразделение контролируется материнской организацией, но не какой-то другой компанией;
5. В подразделении числится и трудится минимум один сотрудник.

При условии, что все перечисленные критерии обособленной организации соблюдаются, производится постановка на налоговый учет подразделения (согласно пункту 1 статьи 83 НК РФ). Для примера возможно обозначить некоторые предприятия, владеющие подразделениями, которые находятся в разных субъектах (краях/областях) Российской Федерации или противоположных частях города: сети розничной торговли или отделения банков.

Можно отметить многие типы обособленных подразделений (например филиал, представительство или простое подразделение) и создающиеся для разнообразных целей (представление интересов фирмы или выполнение лишь части ее функций). В связи с данным фактом процесс регистрации разных видов подразделений различается.

Гражданский Кодекс РФ утверждает юридическое оформление исключительно филиалов или представительств, а по Налоговому Кодексу РФ учету подлежат все обособленные подразделения.

Процедура юридического оформления обособленного подразделения

Для того чтобы произвести постановку на учет филиала в налоговом органе, нужно подготовить и направить туда пакет документов с сообщением (заявлением), соответствующим образцу С-09-3-1.

В заявлении указывается вся основная информация о предприятии: ее ИНН или КПП; название; ОГРН; количество создаваемых отделений; фамилия, имя и отчество главы компании, его ИНН и контактные данные (номер телефона и e-mail). Также указывают код налоговой, куда подаются документы. Все это подтверждается круглой печатью компании.

После того, как информация о создаваемом отделении указываются в учредительных документах предприятия, эти сведения вносятся в ЕГРЮЛ (Единый Государственный Реестр Юридических Лиц). Данная процедура прописана в пункте 3 статьи 55 Гражданского Кодекса РФ.

Чтобы произвести постановку на налоговый учет обособленного подразделения, следует направить в налоговую документы, соответствующие приведенному списку:

1. Постановление органа управления о создании обособленного подразделения (копия);
2. Утверждение об обособленном подразделении (копия);
3. Измененные учредительные документы (копия);
4. Свидетельство о государственной регистрации головной организации (копия);
5. Приказы об утверждении на должности руководителя и главного бухгалтера создаваемого отделения (копия);
6. Платежное поручение или банковская выписка об уплате государственной пошлины за регистрацию, утвержденную печатью и подписью руководителя банка (копия);
7. Выписка из ЕГРЮЛ для главной организации;
8. Заявление о регистрации изменений, соответствующее формам.

На обработку заявки и процесс регистрации отделения отводится срок в один месяц. Счет начинается с дня издания решения об открытии обособленного подразделения.

Неотъемлемым требованием является то, что копии всех документов должны быть утверждены нотариусом. Если планируется арендовать отдельную площадь для работы отделения, то требуется также к материалам добавить копию договора аренды помещения.

В процессе регистрации отделению не присуждается идентификационный номер налогоплательщика. Вместо него создаваемому подразделению выделяется индивидуальный код причины постановки (КПП). Во всей своей нормативной базе отделение будет использовать ИНН материнской компании. Необходимо обратить внимание, что обособленное отделение не является самостоятельной организацией.

На сегодняшний день существует возможность направить документы в электронном виде (воспользовавшись сайтом ФНС России) в форме сканов. Заверяются они в таком случае электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Бухгалтерская отчетность в обособленном подразделении

В большинстве случаев бухгалтерский учет обособленного подразделения осуществляет материнская компания. Налоговый режим, а также методы налогового и бухгалтерского учета для обособленного подразделения выбираются те же, что и у головного предприятия.

Методы бухгалтерского и налогового учета закрепляются в Учетной политике организации.

Существует два способа ведения бухгалтерского учета в обособленном подразделении:

Первый способ используется, если филиал не ведет собственную бухгалтерскую отчетность.

В таком случае в отделении не предусмотрен собственный бухгалтерский участок и расчетный счет. Поэтому всеми расчетными операциями с клиентами и сотрудниками, в том числе касаемо заработной платы, занимается бухгалтерия головной компании. При этом подразделение может выписывать иные типы документов, однако к учету они будут приняты в главной бухгалтерии.

Второй вариант предусматривает наличие у подразделения собственной бухгалтерской отчетности.

Данный способ подразумевает учреждение бухгалтерской службы и самостоятельное ведение учета в подразделении. При этом у подразделения имеется расчетный счет в банке, осуществляет расчеты с клиентами независимо от бухгалтерии материнской организации. Информация из бухгалтерского баланса подразделения заносится в общий свод по всей компании. Подразделение работает и оформляет отчетность согласно нормам учетной политики головного офиса.

Ответственность за уклонение от постановки на налоговый учет обособленного подразделения

В том случае, если организация вовремя не осуществила постановку на учет филиала в налоговом органе. 

Данная статья диктует наложение штрафа за ведение деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем без постановки на учет в налоговом органе по основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом. Сумма вычета – 10% от поступлений, которые компания получила за время осуществления работы без постановки на учет.

Закрытие обособленного подразделения

Подпункт 3.1 пункта 2 статьи 23 НК РФ гласит, что компании обязаны осведомить налоговую инспекцию по месту нахождения о существовании всех отделений предприятия в Российской Федерации, посредством которых прекращается работа данной фирмы (которые закрываются этой фирмой) не более чем по истечении трех дней, начиная с момента утверждения российской организацией положения об остановке работы через филиал или представительство (ликвидации филиала или представительства).

Прекращение работы обособленного отделения происходит в три этапа:

1. Подготавливается заключение о ликвидации. Уставом компании определяется вид решения. К примеру, устав может гласить, что решение о прекращении работы подразделений принимается директором самостоятельно или на собрании членов ООО.

2. Издается приказ о закрытии отделения.

В приказе устанавливается ответственное за ликвидацию отделения лицо.

Обязанность ответственного за закрытие – это уведомить фонды и отследить, чтобы у подразделения не было задолженности по зарплате перед сотрудниками.

3. Оповещается налоговая служба. Уведомление о прекращении работы отделения заполняется на двух страницах и содержит: на первой странице – информацию об организации, на второй странице – данные о ликвидируемом подразделении.

В целом, процедура ликвидации филиала или представительства схожа с процедурой создания данных подразделений.

Устраняются с учета в налоговых органах отделения с исчерпывающим перечнем документации:

• Распоряжение о прекращении работы подразделения (к примеру, протокол собрания совета директоров), заверенное нотариусом;
• Изменения в устав компании и ЕГРЮЛ;
• Заявление, соответствующей формы.

Начиная с 25 декабря 2020 года произошли некоторые изменения в документах. Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 04.09.2020 № ЕД-7-14-632@ утверждена новая форма сообщения С-09-3-2 и теперь она заполняется на отдельном бланке.