Обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок

С 1 сентября 2026 года вступают в силу положения, согласно которым оформление большинства перевозочных документов должно осуществляться исключительно в электронной форме. Новые требования распространяются на всех участников перевозочного процесса независимо от сферы деятельности.

На практике изменения затронут практически любой бизнес, который:

• отправляет или получает товары;
• закупает продукцию у поставщиков;
• привлекает сторонних перевозчиков;
• пользуется услугами транспортно-экспедиционных компаний.

В обязательном порядке в электронный формат переводятся:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Для обеспечения единого порядка оформления ФНС уже утвердила форматы соответствующих документов. Это позволит участникам перевозки обмениваться ими в унифицированном виде независимо от используемой информационной системы.

Когда допускаются исключения

Минтранс предусмотрел ряд случаев, когда оформление документов на бумаге сохраняется. В частности, электронный документооборот не является обязательным:

• при перевозке грузов для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правоохранительных органов;
• при перевозках специальных и воинских грузов;
• при перевозках в условиях чрезвычайной ситуации, режима повышенной готовности, военного положения или проведения контртеррористической операции;
• если у клиента отсутствует техническая возможность оформить электронные документы вследствие обстоятельств непреодолимой силы;
• если такая возможность отсутствует у экспедитора;
• если заказчиком перевозки выступает физическое лицо, приобретающее услуги для личных, семейных или бытовых нужд;
• если клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное физическое или юридическое лицо.

Как будет работать система

Передача перевозочных документов будет осуществляться через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). В этой системе будут создаваться, храниться и обрабатываться сведения обо всех электронных перевозочных документах.

При этом прямой доступ бизнеса к ГИС ЭПД не предусмотрен. Работа с системой будет осуществляться через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), включенных в соответствующий реестр Минтранса.

Такие операторы обеспечивают:

• создание и заполнение электронных перевозочных документов;
• подписание документов квалифицированной электронной подписью;
• обмен документами между всеми участниками перевозки;
• проверку соответствия документов утвержденным форматам ФНС;
• передачу сведений в ГИС ЭПД;
• взаимодействие с другими операторами по принципу роуминга.

Что необходимо сделать бизнесу

Для перехода на обязательный электронный документооборот организациям и индивидуальным предпринимателям рекомендуется заранее подготовиться.

В частности, потребуется:

• получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
• оформить сотрудникам КЭП и машиночитаемые доверенности (МЧД), если документы будут подписываться не руководителем;
• выбрать и подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД;
• предоставить сотрудникам доступ к сервису электронного документооборота;
• назначить ответственных лиц за работу с перевозочными документами;
• при необходимости организовать подключение водителей и других участников перевозочного процесса.

Несмотря на необходимость перестройки внутренних процессов, переход на электронные перевозочные документы способен существенно упростить работу компаний.

Среди основных преимуществ:

• сокращение расходов на бумагу, печать, хранение документов и курьерскую доставку;
• надежное хранение документов в государственных информационных системах и у операторов ЭДО без риска их утраты;
• ускорение расчетов между участниками перевозки за счет отсутствия необходимости пересылать бумажные оригиналы документов;
• возможность одновременной работы всех участников перевозки с единым документом, что снижает количество ошибок и ускоряет согласование изменений;
• сокращение количества запросов со стороны контрольных органов благодаря их прямому доступу к сведениям о перевозках.

Учитывая, что переход на обязательный электронный документооборот потребует технической подготовки, компаниям, регулярно осуществляющим грузоперевозки или пользующимся услугами перевозчиков, целесообразно уже сейчас проверить готовность своих внутренних процессов, наличие необходимых электронных подписей и возможность интеграции с аккредитованными операторами ИС ЭПД. Это позволит избежать организационных сложностей после вступления новых требований в силу.